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BIT 02-2015

BIT 2–2015 | 67 Sven Rüscher, Governikus Bedenken ausräumen Vorteile: In immer komplexer gestalteten informationstechnischen Umgebungen und dem beruflichen Alltag erhalten Systeme für das Scannen von Dokumenten Einzug, damit Papierberge reduziert und Abläufe in Unternehmen und Verwaltungen digital optimiert werden. Dadurch können auch Kosten bei der täglichen Arbeit und Lagerung von Dokumenten gespart werden. Das ist kein neues Thema, allerdings gab und gibt es nach wie vor Unsicherheiten, ob nach dem Scan das Papier tatsächlich vernichtet werden und wie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt der Beweiswert eines Dokumentes nachgewiesen werden kann. TRResiscan kann dabei helfen, dieses Ziel sicher zu erreichen und ist gleichzeitig eine zuverlässige und nachhaltige Anweisung für einzuhaltende Prozesse für das ersetzende Scannen. Zukunft: Meines Erachtens wird die TR-Resi - scan tendenziell in den kommenden zwei bis fünf Jahren an Zuspruch gewinnen, da Unternehmen das Einsparungs und Optimierungspotenzial bei betrieblichen Abläufen erkennen werden. In der öffentlichen Verwaltung und in der Justiz wird sich die Relevanz letztendlich ab 2020 vollends entfalten, weil dann die elektronische Aktenführung zumindest für Bundesbehörden bzw. in der Justiz verpflichtend wird. Ich könnte mir vorstellen, dass dies deutschlandweit Zeichen setzen wird. In der Industrie sehe ich mittelfristig Dienstleister, die für Mittelstand und Kleinbetriebe die Services nach TR-Resiscan in der Cloud anbieten werden. Also Scan-Dienstleister, die das ersetzende Scannen für diese Betriebe durchführen und die digitalen Dokumente in einer Private-Cloud für Sven Rüscher, Produkt-Manager, Governikus KG: „Meines Erachtens wird die TR-Resiscan tendenziell in den kommenden zwei bis fünf Jahren an Zuspruch gewinnen.“ Christian Hanisch, Ceyoniq Nachvollziehbarkeit wichtig Vorteile: Informationen einzuscannen, um sie anschließend digital vorliegen zu haben, ist für verschiedene Unternehmensprozesse sinnvoll. Die originalen Papierdokumente werden aber zusätzlich aufgehoben, da im Zweifelsfall nur diese die Echtheit und Unveränder - lichkeit bestätigen können. Das BSI schließt diese Lücke mit der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-Resi - scan) zum so genannten „ersetzenden Scannen“. Mit Einhaltung dieser Richtlinie können die originalen Papierdokumente nach der Digitalisierung ru - higen Gewissens vernichtet werden. Die Vorteile sind vielfältig und je nach Einsatzszenario griffig. Generell werden Einsparungen bei der Nutzung von Archivierungsflächen erzielt. Die Digitalisierung stellt die Wiederauffindbarkeit sicher und reduziert somit Verwaltungsaufwände durch effizente anschließende Suchmöglichkeiten. Weitere Gründe wie die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung von Dokumenten sind dabei wesentliche Aspekte für die anschließende Aufbewahrung. Zukunft: Es ist positiv zu bewerten, dass durch TR-Resiscan organisatorische, verfahrensspezifische und technische Grundlagen für das ersetzende Scannen in einer Technischen Richtlinie hinterlegt wurden. Damit ist auch für andere Organisationseinheiten, die sich nicht an GoBS oder GOBD eindeutig orientieren konnten, eine zulässige Orientierungshilfe geschaffen. Die Vernichtung des Papiers wird durch das ersetzende Scannen für weitere Zielgruppen unter Christian Hanisch, Abteilungsleiter Portfolio-Management, Ceyoniq Technology GmbH: „Mit Einhaltung dieser Richtlinie können die origi - n alen Papierdokumente nach der Digitalisierung ruhigen Gewissens vernichtet werden.“ die betrieblichen Abläufe ihrer Kunden bereitstellen. Resonanz: Unternehmen und die öffentliche Verwaltung beschäftigen sich durchaus mit der TR-Resiscan. Das stelle ich immer wieder in Gesprächen über dieses Thema fest. Die Zurückhaltung rührt eher daher, dass nach wie vor die Frage gestellt wird, inwieweit man dem ersetzenden Scannen vertrauen kann und wie groß das Einsparpotenzial tatsächlich ist. Zunächst sieht man erst mal einen erhöhten Aufwand in den Inhouse-Analysen, bis man loslegen kann. Diese Fragen lösen weitere Bedenken und Unsicherheiten aus. Nun gilt es, eben diese auszuräumen. Inhaltlich macht die TR-Resiscan das auch schon heute – ist aber gleichwohl ein sehr umfangreiches Gesamtwerk. Meiner Meinung nach obliegt es den Beratungshäusern die TR-Resiscan zu entmystifizieren, wenn sie mit ihren Kunden darüber sprechen. (www.governikus.com) Erhöhung der Beweiskraft des digitalen Dokumentes vor Gericht gefördert. Die Erfahrung zeigt, dass die TR-Resiscan-Nachfrage steigt. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist jedoch, dass diese Projekte im Zusammenspiel mit der beweiswerterhaltenen Lang - zeit archivierung nach TR-Esor statt - finden und somit ganzheitlich geplant werden. Wir gehen von einem Anstieg der Nachfrage in dieser Konstel - lation aus. Resonanz: Die TR-Resiscan geht über die Beschreibung einer Systemarchitektur hinaus und fordert u. a. die Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung organisatorischer Prozesse. Best-Prac - tice-Ansätze als Basis für das Change- Management würden als Orientierungshilfe nützlich sein, um den Weg zu einer erfolgreichen TR-Resiscan- Umsetzung effizient gestalten zu können. (www.ceyoniq.com)


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