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BIT 02-2015

BIT 2–2015 | 65 Hans Szymanski, Francotyp-Postalia Beweiswert bleibt erhalten Vorteile: Mit der Technischen Richtlinie TR-Resiscan haben Unternehmen und Behörden erstmals verbindliche Leitplanken an der Hand, wenn sie Papierdokumente ersetzend scannen und die Originale vernichten wollen. Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten platzen viele Archive förmlich aus allen Nähten. Deshalb suchen immer mehr Organisationen nach Möglichkeiten, ihre Archive zu digitalisieren. Bisher fehlten dafür verbindliche Regeln. So passieren oft entscheidende Fehler: Wer Unterlagen einfach einscannt und als normales PDF ablegt, läuft Gefahr, dass das digitale Dokument im Fall der Fälle vor Gericht nicht als Beweismittel anerkannt wird. Dafür muss der gesamte Weg der Dokumente von der Entstehung oder von ihrem Eintreffen bis hin zum Archiv überprüft und geregelt sein. Mit TRResiscan hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Abhilfe geschaffen: Die Richtlinie gibt vor, wie Dokumente ersetzend zu scannen sind. Besonderen Wert legt das BSI dabei auf eine ausführliche Prozess dokumentation. An den Vorgaben können sich Unternehmen und Behörden orientieren und damit sichergehen, dass der Beweiswert ihrer Unterlagen erhalten bleibt. Zukunft: Wir beurteilen die Zukunft von TR-Resiscan als ausgesprochen positiv, weil der Bedarf nach einer solchen Orientierungshilfe seitens der Anwender riesig ist. Insbesondere in Kombination mit TR-Esor – einer BSI-Richtlinie, die sich Hans Szymanski, Vorstandssprecher der Francotyp- Postalia Holding AG: „Wir beurteilen die Zukunft von TR-Resiscan als ausgesprochen positiv, weil der Bedarf nach einer solchen Orientierungshilfe seitens der Anwender riesig ist.“ mit der Langzeitspeicherung kryptografisch signierter Dokumente befasst – bietet sie Unternehmen und Behörden die dringend benötigte Sicherheit bei der Digitalisierung ihrer Unterlagen. Resonanz: Zum einen ist vielen Anwendern nicht bewusst, dass es mit TR-Resiscan einen hilfreichen Leitfaden gibt. Zum anderen empfinden viele Unternehmen oder Behörden den Weg zur Zertifizierung nach TR-Resiscan als aufwendig, komplex und kostenintensiv. Allerdings reicht es oft, nur einzelne Schritte dieses Weges zu gehen, um die gewünschte Sicherheit zu erlangen. Das hängt von den individuellen Zielsetzungen der Organisation ab. Wir definieren gemeinsam mit unseren Kunden deren spezifische Anforderungen und beraten und begleiten sie gern bei der Digitalisierung ihrer Dokumente bis hin zu einer Zertifizierung. (www.fp-francotyp.com) Maximilian Kruschewsky, Letterscan Richtige Antwort Vorteile: Die TR-Resiscan ist aus „Dokumentensicht“ die richtige Antwort auf die Forderung der Bundesregierung, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und damit die „Digitale Agenda“ aus dem Koalitionsvertrag konsequent in die Tat umzusetzen. Eine digitale Infrastruktur ist nur dann sinnvoll nutzbar, wenn Informationen über sie auch rechtssicher ausgetauscht und bearbeitet werden können. Eine Richtlinie, die branchenübergreifend als Standard oder Norm anerkannt wäre, würde die Entscheidungsprozesse in Unternehmen deutlich beschleunigen, die Vorteile des digitalen Dokumenten- und Beleg-Managements endlich in allen Unternehmensbereichen zu etablieren. Zukunft: Der Bekanntheitsgrad der TR-Resiscan sollte medien- und gesetzgeberseitig deutlich erhöht werden, da sonst das Risiko besteht, dass sich proprietäre Standards in verschiedenen Branchen etablieren könnten. Das wäre in der Konsequenz ein Rückschritt, da der gesamte Prozess einer Vereinheitlichung und Akzeptanz in den diversen Anwendungsbereichen wieder teurer und verlangsamt werden würde. Der Leidensdruck von Unternehmen, gerade in Ballungsräumen, ihre Dokumente zu digitalisieren, nimmt stetig zu, die Frage nach Beweiskraft erhaltenden Verfahren wird damit auch immer häufiger gestellt. Eine gesteigerte Präsenz der Lösungsoption Resiscan in der entsprechenden Fachpresse wäre hier sicher hilfreich. Resonanz: Die Bundesregierung kann keine „Digitale Agenda“ ins Leben rufen, die zwar die Infrastruktur fördert, die relevanten Maximilian Kruschewsky, geschäftsführender Gesellschafter, Letterscan GmbH & Co. KG: „Eine digitale Infrastruktur ist nur dann sinnvoll nutzbar, wenn Informationen über sie auch rechtssicher ausgetauscht und bearbeitet werden können.“ Inhalte, um sie auch nutzen zu können, jedoch vernachlässigt. Das „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“, kurz E-Justice-Gesetz, soll beispielsweise erst 2018 in Kraft treten. Wie soll heute Vertrauen in einen rein digitalen Umgang mit Dokumenten geschaffen werden, wenn gerade der Bereich die kleinsten Schritte macht, der eigentlich als Vorbild voranschreiten sollte? Hinzu kommt, dass gerade dieser Bereich laufend hohe Kosten durch papierbasierten Datenaustausch zwischen allen beteiligten Parteien generiert und ganz besonders von einem schnellen und normierten Dokumentenaustausch – gerade im Hinblick auf den ebenfalls von der Bundesregierung gewünschten Bürokratieabbau – profitieren würde. An dieser Stelle muss die Kommunikations- und Informationspolitik erheblich verbessert werden, um Hürden und Entscheidungshemmnisse in allen Branchen abzubauen. (www.letterscan.de)


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