PDF-Association

BIT 02-2015

Neue Grundsätze PDF-Einsatz wird gefördert Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichte kürzlich die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Darin wird explizit erlaubt, dass steuerrelevante Dokumente in ein PDF-Format konvertiert werden dürfen, sofern ihre maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt. Dies betrifft auch E-Mails, beispielsweise wenn deren Inhalt aus einem Handels- oder Geschäftsbrief besteht. Die Rückwandlung von PDF/A-3-Dateien in ein Bildformat wie TIFF oder JPEG ist nicht zulässig. Darüber hinaus findet ZUGFeRD als das neue, auf PDF/A-3 basierende Datenmodell für den elektronischen Rechnungsaustausch Anwendung. Die PDF Association als internationaler Verband, der PDF-Anwendungen für digitale Dokumente, die auf offenen Standards basieren, fördert, begrüßt die Novellierung ausdrücklich. Mit den GoBD, die ab Veranlagungszeiträumen nach dem 31. Dezember 2014 gelten, werden die GoBS aus 1995 ersetzt. Waren in den GoBS keine Angaben über das zu nutzende Aufbewahrungsformat zu finden, sind in den GoBD diese nun eindeutig genannt. Dem Gesetzgeber geht es in erster Linie da - rum, dass die maschinelle Auswertbarkeit digital erzeugter Dokumente erhalten bleibt – ein Kriterium, das in den GoBS keinerlei Berücksichtigung fand. Eingehende elektronische Handels und Geschäftsbriefe dürfen mit den GoBD nach PDF konvertiert werden, wenn „die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden“. Selbiges trifft auf selbst erstellte Dokumente wie Ausgangsrechnungen zu. Das BMF schreibt jedoch vor, dass beide Versionen, also das Ursprungsformat des Dokumentes und das Konvertierformat aufzubewahren sind. Die PDF Association empfiehlt hier - zu die Nutzung von PDF/A-3 – damit können beide Varianten in einer Datei als so genannte hybride Archivierung zusammenhängend aufbewahrt werden. PDF Association auf der CeBIT 2015 PDF-Standards in der Praxis Auch in diesem Jahr sind zahlreiche Mitglieder der PDF Association als Aussteller – vorwiegend in Halle 3 – auf der CeBIT vertreten. So haben Messebesucher umfassende Möglichkeiten, sich über Anwendungsgebiete und Nutzen der PDF-Standards zu informieren. Die Mitglieder der PDF Association auf der CeBIT: • Abbyy Europe GmbH: Halle 3, Stand F18; • Callas Software GmbH: Halle 3, Stand B17; • Kühn & Weyh Software GmbH: Halle 3, Stand B17; • Microform GmbH: Halle 3, Stand J30; • Optimal Systems GmbH: Halle 3, Stand J18; • Rosenberger GmbH & Co. KG: Halle 3, Stand G20; • Seal Systems AG: Halle 3, Stand B17; • SRZ GmbH & Co. KG: Halle 3, Stand G30; • VOI e. V.: Halle 3, Stand F36; • MSV Peine: Halle 3, Stand H17; • Verlag für Standesamtswesen: Halle 7, Stand B62. Hans-Joachim Hübner, Satz-Rechen-Zentrum (SRZ): „In diesem Jahr feiert das PDF/A-Format als ISO-Standard sein zehnjähriges Jubiläum und ist mittlerweile in allen Branchen und Anwendungsbereichen akzeptiert. Ins - besondere in Deutschland gibt es mit den neuen GoBD, Resiscan und ZUGFeRD aktuelle Themen, bei denen PDF und PDF/A eine wichtige Rolle spielt.“ Save the Date: PDF Days Europe 2015 Neue Mitglieder Grahl Software Design mit Sitz in Landshut, Snowbound Software, USA, und Investin - tech.com Inc., Kanada, sind der PDF Association beigetreten. Darüber hinaus ist die Open Planets Foundation (OPF) neuer Kooperationspartner. Nach erfolgreicher Premiere 2014 führt die PDF Association auch in diesem Jahr ihre PDF Days durch. Diese finden am 8. und 9. Juni in Köln statt. Teilnehmer profitieren von einer effizienten Veranstaltungsstruktur mit einem „Educational Day“ und einem „Solution Day“. Darüber hinaus sind für den 10. Juni weitere Veranstaltungen zu Spezialthemen geplant. PDF Association und Apache PDFBox Partnerschaft vereinbart Der internationale Verband PDF Association und Apache PDF - Box, ein Top-Level-Projekt der Apache Software Foundation, kooperieren. Die PDF Association fördert hierdurch die Entwicklung von Anwendungen, die die bestehenden PDF-Normen der ISO unterstützen. Im Rahmen dieser Kooperation kann die Apache Software Foundation auf die Expertise der PDF Association rund um das PDF-Format zugreifen. PDF Association Kontakt: PDF Association, Thomas Zellmann, Telefon: +49 30/394050-0, E-Mail: info@pdfa.org, www.pdfa.org Die PDF Association informiert Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung der PDF Association. BIT 2–2015 | 63


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