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BIT 02-2015

Geschäftsprozesse Elektronische Akte 62 | BIT 2–2015 Digitale Einkaufsakte bei Wieland-Werke Schlanke Prozesse Als der Hersteller von Halbfabrikaten Wieland-Werke AG sich entschloss, einige Prozesse bei der Lohnveredelung neu zu gestalten, waren die Ziele klar definiert: Mit dem Einsatz einer digitalen Akte sollte nicht nur der Prozessablauf im Einkauf optimiert werden, sondern auch zu einer verbesserten Kommunikation und einem schnelleren Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern führen. Die Wieland-Werke AG definierte im Rahmen einer Umstrukturierung einige Prozesse bei der Lohnveredelung neu. Dieses Produktionsverfahren führte das Unternehmen nicht selbst durch, sondern hat es an einen Lohnveredeler vergeben. Das Verkaufs-Team hatte die Aufgabe, neben den Verkaufstätigkeiten auch die Einkaufsaktivitäten zu erledigen. Dieser Ablauf sollte künftig zentral über einen Einkauf abgewickelt werden. Es entstand ein komplexer Prozess, an dem viele unterschiedliche Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf sowie Arbeitsvorbereitung, Produktion, Qualitätssicherung, Logistik und Versand beteiligt waren. Hinzu kam, dass die Abteilungen an unterschiedlichen Standorten angesiedelt sind. Das Team identifizierte bei der Analyse des Ablaufs ein großes Potenzial im Bereich der Durchlaufzeiten. Durch den Einsatz von abteilungsübergreifenden Workflows sollte eine höhere Transparenz und ein durchgängiger Informationsfluss erreicht werden. Zudem sollten die Mitarbeiter automatisch vom System über anstehende Arbeitspakete informiert werden. Da dem SAP-Standard für diesen Ablauf eine übergeordnete Prozesssteuerung fehlt, entschloss sich das Projekt-Team für den Einsatz einer integrierten Lösung auf Basis von SAPFolders Management. Alle Dokumente sollten auf einer zentralen Plattform gebündelt und verfügbar gemacht werden. Ergänzt mit bestehenden und neuen SAP-Funktionen bildet das neue System nun den Gesamtprozess ab. Die Lösung stellte sich als Auftragsakte auf Basis von top xRM avon dem Software-Spezialisten Top Flow dar. Das SAP-Add-on wird schnittstellenfrei implementiert und arbeitet ohne aufwendige Subsysteme. Top xRM basiert auf SAP-Folders-Management und nutzt in diesem Fall die eigenen Templates der Vertriebs- und Einkaufsakten. Daraus ergeben sich für Wieland die Vorteile einer SAP-integrierten Lösung, die die relevanten Geschäftsprozesse unterstützt. Das Projekt-Team legte großen Wert darauf, Medienbrüche zu eliminieren. Die Entscheidung für die ECM-Lösung der Top Flow GmbH fiel aufgrund des funktionellen Umfangs, der hohen Flexibilität der Applikation und der guten Erfahrungen, die in vergangenen Projekten mit Top Flow gemacht wurden. Ablauf und Ergebnis • Der Fachbereich entschied sich für die Implementierung einer Fristüberwachung. Für den einzelnen Arbeitsschritt konnte auf diese Weise eine Sollzeit hinterlegt werden, nach der ein Eskalationsszenario greift. • Regelmäßige Auswertungen der Prozesse ermöglichen die Beobachtung der Durchlaufzeiten und der Dauer der einzelnen Arbeitsschritte. • Die Kommunikation (E-Mails, Notizen, Belege, Dokumente) wird mithilfe eines zentralen Tools dokumentiert. • Da die Akte den Ablauf vorgibt, sind Zuständigkeiten klar geregelt und transparent. • Das Unternehmen hat der Einführung der Lösung große Akzeptanz entgegengebracht • IT und Fachbereich sind von der Lösung überzeugt und haben die Einführung aktiv unterstützt. Die Lohnveredelungsakten haben geholfen, einen über mehrere Standorte und Abteilungen verteilten Prozess transparent abzubilden und die Bearbeitung lückenlos zu dokumentieren. Nach über 5000 bearbeiteten Akten kann man die Lohnveredelungsakten als vollen Erfolg ansehen. Die Akte hat nicht nur den Prozessablauf im Einkauf optimiert, sondern auch zu einer verbesserten Kommunikation und schnelleren Information aller Beteiligten beigetragen. Mit der Umsetzung des Projektes wurde dem Lean- Gedanken Rechnung getragen. (www.top-flow.de) Bei Wieland-Werke haben die Lohnveredelungsakten geholfen, einen über mehrere Standorte und Abteilungen verteilten Prozess transparent abzubilden und die Bearbeitung lückenlos zu dokumentieren.


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