Page 61

BIT 02-2015

BIT 2–2015 | 61 • Hinterlegte Sicherheitsmechanismen: Ein Ineinandergreifen u. a. von Identifikation und Datenverschlüsselung sollte sichergestellt sein. • Rechts- und revisionssichere Archivierung: Diese sollte möglichst mittels unveränderbarem Format wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet ist. • Trennung von Datenbank und Archivbereich: Administratoren sollten nur Textbereiche, jedoch keine kompletten Akten einsehen können. • Verfahrensdokumentation: Sie umfasst die Prüfung des internen Kontrollsystems und der Lösung und gilt als Garant für Rechtssicherheit. Wenn eine Lösung diese Punkte nicht erfüllen kann, hat die HR-Abteilung kaum Chancen, ihr Projekt der digitalen Personalakte beim Betriebsrat durch zu bekommen. 5. Den Scan-Dienstleister prüfen: Die Wahl des Scan-Dienstleisters ist keine einfache Entscheidung. Liegen Zertifizierungen vor? Welche Expertise hat er? Einige Dienstleister bieten an, den Prozess der Verscannung im Vor - hinein zu besichtigen. Diese Möglichkeit sollte man nutzen. Auch der Ort der Verscannung kann unternehmensspezifisch bestimmt werden. Soll dies vor Ort geschehen, müssen Anwender die Zeitspanne wie auch die benötigten Räumlichkeiten bedenken. Bei der gängigeren Variante, außer Haus zu verscannen, werden die Akten in Teil - chargen mit einem gesicherten Transport zum Scan-Dienstleister gebracht und digitalisiert. Bereits im Vorfeld der Verscannung sollte in Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister und dem SoftwareAnbieter eine „bereinigte Akte“ erstellt werden. Dabei ist zu definieren, welche Dokumente einer Papier - akte gescannt werden, was also digi - talisiert wird und was nicht. Mit einer bereinigten Personalakte lassen sich Digitalisierungskosten einsparen. Zertifizierte Scan-Dienstleister prüfen jedes Aktendokument anhand des erstellten Kriterienkatalogs. Fallen Dokumente nicht in das vordefinierte Raster „digitalisieren/ nicht digitalisieren/löschen“, wird das Dokument aufbewahrt und zur Prüfung vorgelegt. Natürlich kann der Prozess der Aktenvorbereitung auch inhouse vollzogen werden. Im Vorfeld ist deshalb eine Evaluierung der Kosten und Personentage erforderlich. Preislich liegt die Akten - digitalisierung zwischen 2,7 und 20 Cent pro Seite – da lohnt es sich den Scan-Dienstleister auch einmal selbst zu besuchen, denn bei mehreren tausend Scans sind durch die richtige Wahl des Scan-Partners erhebliche Einsparungen möglich. Wer nicht weiß, was er mit den alten Papierakten machen soll, den kann sein Dienstleister auch hier untertstützen, denn etliche zertifizierte Scan-Dienstleister lagern auf Wunsch und zu geringen Kosten die eingescannten Akten zwischen. Tipp: Die Akten für einen Zeitraum von sechs Monaten zwischenlagern und nach einer Qualitätsprüfung durch Testphasen und halbjähriger, aktiver Software- Nutzung im Unternehmen können die einstigen Akten dann unbedenklich zu Papierstaub vernichtet werden. 6. Ausreichend Zeit für Kick-off und Testphase einplanen: Nach dem Scannen der Akten sollte in einem Kick-off-Termin das weitere Vorgehen besprochen werden. In dieser Spezifikationsphase werden zuerst Stammdatenstruktur, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Registerund Dokumentenartstruktur festgelegt und konfiguriert. Deshalb ist es wichtig, dass möglichst alle im Unternehmen beteiligten Mitarbeiter aus dem HR- und IT-Bereich wie auch das Projekt Team des Anbieters involviert werden. Wer sich bei der Spezifikation genügend Zeit nimmt, der muss hinterher weniger nachjustieren – Implementierung und Testphase laufen dafür dann um so zügiger durch. Und wer seinen Beschäftigten ohnehin den Zugriff auf die digitalen Personaldaten als Employee Self Services ermöglicht, der kann die Daten auch gleich durch die Mitarbeiter selbst überprüfen lassen. Hierzu sollte jeder Mitarbeiter via Web Zugriff auf einen Test-Server erhalten, um die für ihn zugeschnittene digitale Personalakte zu prüfen. 7. Keinesfalls an Schulungskosten sparen: Auch wenn Usability und Nutzerergonomie bei modernen Software Lösungen einen hohen Stellenwert haben, sollte auf keinen Fall auf eine Mitarbeiterschulung verzichtet werden. Eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten mit der digitalen Personalakte ist für die Akzeptanz das A und O. Kollegen zuzuhören, lohnt sich. Nur wenn eine breite Akzeptanz erreicht wird, lässt sich die digitale Personalakte sukzessiv zu einem Werkzeug für mehr Effizienz und Prozessoptimierung weiterent - wickeln. (www.aconso.com) Zeitgemäß: Heute sehen sich Personaler auf dem Multi- Touch-Display ihres iPads, iPhones oder iPods die benötigten Unterlagen an.


BIT 02-2015
To see the actual publication please follow the link above