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BIT 02-2015

Geschäftsprozesse Elektronische Akte 60 | BIT 2–2015 Einführung einer digitalen Personalakte Planen, prüfen, aber nicht sparen Mit der digitalen Personalakte ist eine der ersten großen Hürden genommen auf dem Weg zur papierlosen Personalabteilung. Der Vorteil: Der Aktenordnerberg wird abgebaut und alle Dokumente zu den Mitarbeitern liegen digital vor. Damit ist ein zentraler und unabhängiger Zugriff auf alle Personaldokumente gewährleistet. Dr. Martin Grentzer, Vorstand der Aconso AG, gibt wichtige Tipps, auf die man bei der Implementierung einer digitalen Personalakte achten sollte. 1. Sorgfältige Auswahl des Anbieters: Wer sich auf den Weg zur digitalen Personalakte begibt, der sollte sich den Anbieter und künftigen Lösungspartner genau anschauen. Es genügt bei weitem nicht, sich allein über das Internet, Fachpublikationen oder auf Messen zu informieren. Diese Vorrecherche kann nur eine erste Orientierungshilfe sein. Die Entscheidung sollte dann anhand folgender Qualitätskriterien stattfinden: • Wie viel Erfahrung hat das Unternehmen in der Digitalisierung von Personalakten? • Wie viele branchen- und unternehmensnahe Referenzkunden kann der Dienstleister vorweisen? • Ist die Software nahtlos in das be - stehende ERP-System integrierbar? • Verfügt die Software über eine intuitive, visuell ansprechende Oberfläche? • Weist das Unternehmen ein ausgereiftes Sicherheitskonzept auf? • In welchem Verhältnis stehen die Kosten zum Leistungsumfang des Dienstleisters? • Sind Erweiterungen wie automatische Dokumenterzeugung, digitale Signierung und Output-Management möglich? Lassen sich Workflows und Prozesse problemlos einbinden? 2. Schon früh klären, ob Cloud oder Inhouse-Installation: Für den Betrieb einer digitalen Akte haben Unternehmen die Wahl zwischen Cloudund Inhouse-Lösung. Beim Cloud-Verfahren sollte die Verwaltung der Personalakten und HR-Dokumente in professionellen Datenbank- und Archivsystemen erfolgen, die den Datenschutz jederzeit gewährleisten. Dies wird deshalb oft als „Controlled Cloud“ bezeichnet. Besonderes Augenmerk ist dabei auf die sichere Archivierung der Personalakten zu legen. Die sensiblen Mitarbeiterdaten und Dokumente müssen rechts- und revisionssicher in einer Langzeitspeicherung abgelegt werden können. In dem Archivsystem sollten sich die Zugriffsrechte einfach regeln und eine entsprechende Verschlüsselung für die geschützte Übertragung der Daten und Dokumente aus der Cloud sicherstellen lassen. Wird eine Inhouse-Lösung bevorzugt, sollte sich die Software möglichst einfach in die bestehende Unternehmensinfrastruktur integrieren lassen, so hält sich der Pflegeaufwand für die hauseigene IT in Grenzen. Aufgrund des hohen Individualisierungsgrades eignet sich eine Inhouse-Installation besonders für größere Unternehmen. 3. Klare Kommunikationsstrategie festlegen: Transparente Kommunikation der Nutzenaspekte mit allen Anspruchsgruppen sind von hoher Wichtigkeit. Im Vorfeld sind unbedingt diejenigen Vorteile zu definieren, die dem Unternehmen den größten Benefit schaffen. Ein übergreifendes Erarbeiten der Nutzenaspekte ist hierbei von hoher Relevanz. Es ist darauf zu achten, dass nicht nur Nutzenaspekte einer potenziellen User-Gruppe aufgezeigt werden, sondern zusätzlich ein bis zwei Aspekte für jede andere. Mithilfe von Mitarbeitern und Kollegen lassen sich kritische Punkte und mög - liche Projektrisiken bereits im Vorfeld abschätzen und minimieren. 4. Mit klaren Datenschutzregelungen den Betriebsrat überzeugen: Kritische Stimmen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit begleiten Unternehmen am häufigsten bei der Einführung einer digitalen Personalakte. Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Datenschutz – es gilt, sämtliche Anforderungen zu erfüllen. Um sich einen Überblick über die Datenschutzbedingungen zu verschaffen, sollten Anwender die folgenden Grundsätze beachten: • Detailliertes Berechtigungskonzept: Hierbei wird ein differenzierter Zugriffsschutz gewährleistet, der nur berechtigte Personen befugt, auf die für sie zugelassenen Dokumente und Akten zuzugreifen. • Einsichtsbeschränkung: Es sollte klar definiert werden, welche Personen oder Nutzergruppen welche Be - reiche einer digitalen Personalakte einsehen dürfen. Eine granulare Rechteund Rollenverteilung verhindert das Einsehen sensibler Personaldaten unberechtigter Dritter. • Protokollierung. Sie stellt die Grundlage der Nachvollziehbarkeit aller Änderungen von Metadaten sowie des Dokumenten-Check-in und -out (Einscannen, Löschen) innerhalb der digitalen Personalakte dar. Dr. Martin Grentzer, Vorstand der Aconso AG: „Auch wenn Usability und Nutzerergonomie bei modernen Software-Lösungen einen hohen Stellenwert haben, sollte auf keinen Fall auf eine Mitarbeiterschulung verzichtet werden.“


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