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BIT 02-2015

BIT 2–2015 | 57 SharePoint verfügt in diesem Bereich über eingeschränkte Möglichkeiten für Input-Management. Im Unternehmenseinsatz bietet auch hier der Markt eine Vielzahl an Ergänzungsprodukten und Fachlösungen, die sowohl sehr einfache Lösungen als auch komplexe Erfassungsszenarien unterstützen. Umsetzung in der Praxis Deutlich punkten kann SharePoint in der Integration der Windows- und Office Umgebung. Office-Dokumente können in SharePoint über eine so genannte Web-App geöffnet und bearbeitet werden. Die Office-Anwendungen stehen ebenfalls als Online-Anwendung zur Verfügung. Hier geht Microsoft im kollaborativen Gedanken noch einen Schritt weiter und ist klassischen Lösungen für Dokumenten-Management weit voraus. Dies gilt vor allem für die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Nutzer. Mit den Web-Apps Word, Excel und PowerPoint können Team-Mitglieder parallel an einem Dokument arbeiten. Die Team-Mitglieder können dabei in Echtzeit sehen, wo ein anderes Team-Mitglied gerade das Dokument bearbeitet. Bei den oben genannten Vorteilen stellt sich die Frage, warum SharePoint nicht bereits in jedem Unternehmen ein gesetzter Standard ist. Ob mieten oder kaufen, das Lizenzmodell von Microsoft bietet für jede Unternehmens- und Projektgröße skalierbare Preise an. Aber warum bleiben dennoch so viele Share- Point-Projekte im Sande stecken bis nur wenige gesetzte Ziele einsatzbereit umgesetzt sind? Ein hauptsächlicher Grund ist, dass die Planung einer SharePoint- Landschaft komplex ist und die Strukturen von SharePoint abstrakt sind. Die Abstraktion bedeutet viele Freiheitsgrade, aber auf der anderen Seite einen hohen Konkretisierungsaufwand. Ein weiterer Grund für das auf der Strecke bleiben sind ungeklärte Fragen, wie man mit bestehenden Lösungen aus dem Bereich Dokumenten-Management und den flexiblen Funktionen von SharePoint umgehen soll. In der Vergangenheit haben sich DMS-Systeme in Richtung Kollaboration entwickelt. Share- Point bedient im Laufe der Zeit immer mehr Funktionen, die klassischerweise einem DMS zugeordnet werden. Es braucht folglich eine klare SharePoint- Strategie, damit Unternehmen die große Freiheit der Plattform gezielt für ihre Zwecke einsetzen können. Wenn man die genannten Vorteile im Kontext der Unternehmens- und Team-Anforderungen betrachtet, ist SharePoint, neben vielen anderen kollaborativen Funktionen, eine gute Wahl. Microsoft hat sich in den vergangenen Jahren weiterent - wickelt und man kann hoffen, dass es auch zukünftig viele Verbesserungen und Weiterentwicklungen geben wird. Damit Unternehmen auf SharePoint setzen und langfristig planen können, muss Microsoft seinen Kunden mehr Sicherheit gerade im Hinblick auf die Weiterentwicklung geben. Hierfür wünschen sich viele Kunden eine verlässlichere Release-Planung und trans - parentere Roadmap. Fazit: SharePoint hat sich zunehmend als Standardkollaborationsplattform etabliert und damit auch klassische Funktionen des Dokumenten-Managements aufgegriffen. In einigen Themenfeldern des Informations-Managements wird Microsoft sich auch in Zukunft voraussichtlich nicht positionieren. Intelligente Lösungen für die Zusammenarbeit sind in Zeiten der modernen, digitalen Arbeitswelt unabdingbar. SharePoint ist hier eine leistungsfähige Alternative. Problematisch ist es jedoch, wenn Unternehmen bei der Frage nach den geplanten Einsatzbereichen von Share- Point bzw. ECM-Systemen nicht strukturiert und klar vorgehen. Ein unkoordiniertes Vorgehen stellt hier eine deutliche Gefahr für ein einheitliches und zentrales Informations-Management dar, was unter Umständen zu isolierten Informationsinseln führt und unternehmensweite Potenziale brach liegen lässt. Es ist zu empfehlen, eine solide und zukunftsweisende Strategie für das Informations Management in Unternehmen festzulegen, um die zu realisierenden Lösungen sukzessive auszubauen. (www.pentadoc-consulting.com) Leading ECM Technology Cloud On Premise docuware.com Seal Systems: Lösungs-Suite für MS Sharepoint Seal Systems bietet wichtige Bestandteile seines Lösungsportfolios nun auch als Microsoft SharePoint-Integrationen an. Der Microsoft-Partner stellt dazu seine Lösungen zur Konvertierung von Office-Dokumenten und zur Erzeugung (und Prüfung) von validiertem PDF/A als Farm Feature zur Verfügung. Die Funktionalität umfasst das Erzeugen von validiertem PDF/A, das Zusammenfassen verschiedener Dokumente in einem Ziel-PDF und das Prüfen von Dokumenten auf PDF/A-Konformität. Dokumente können bei der Konvertierung oder Zusammenfassung automatisiert oder per manueller Einstellung mit Informationen und Sharepoint-Metadaten bestempelt werden. (www.sealsystems.de)


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