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BIT 02-2015

Geschäftsprozesse SharePoint Dokumenten-Management mit SharePoint Stark im Team Die Zusammenarbeit von Teams erfolgt immer häufiger dezentral und interdisziplinär, so dass zentrale Ablagestrukturen und Möglichkeiten des Austausches kurzfristig und mit geringem Aufwand geschaffen werden müssen. Flexible und individuell anpassbare Strukturen sind dabei ein Erfolgsfaktor für die Zusammenarbeit. Wie diese Anforderungen optimal mit der Kollaborationsplattform SharePoint erfüllt werden können und wie der Einsatz von SharePoint in der Realität aussieht, erläutert Christoph von Bargen, Senior Berater bei Pentadoc Consulting, im folgenden Beitrag. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen und Standorten, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, benötigen schnell eine komfortable Plattform, auf der ihre Anforderungen an die Zusammenarbeit abgedeckt werden können. Mit Einzug der cloudbasierten Lösungen zum Austausch von Dateien, können Teams ihren Anforderungen nachkommen. Lösungen wie Dropbox und Co. können einen schnellen Austausch von Dokumenten gewährleisten. Aber weitere Bereiche der Zusammenarbeit, z. B. Gruppenkalender und Aufgabenlisten, können damit nicht bedient werden. Kollaborationsplattformen sind eine ideale Lösung für die Zusammenarbeit von Teams, so dass eine Dezentralität möglich ist. SharePoint hat sich in diesem Bereich zu einer führenden Plattform entwickelt, die immer mehr als Standardlösung in Unternehmen zum Einsatz kommt. Microsoft prägt zunehmend den Markt mit zukunftsweisenden Kollaborationslösungen. Aber wie ist es möglich, die Unternehmensanforderungen, denen bisher nur etablierte Dokumenten-Management-Systeme nachkommen konnten, mit SharePoint zu bedienen? Und wie sieht der Einsatz von SharePoint in der Realität aus? Zentrale Anforderungen Unternehmen stellen an Dokumenten- Management eine Reihe von Anforderungen, z. B. im Bereich der unternehmensweiten Suche nach Informationen, digitalen Aktenlösungen oder intelligente Steuerung von Informationen und Dokumenten über Workflows. Der Fokus soll hier aber auf typischen Anforderungen gelegt werden, die in Dokumenten Management-Projekten an erster Stelle stehen. Die Hauptanforderung, ob aus rechtlichen Gründen oder aufgrund von internen Richtlinien, ist für Unternehmen die Sicherstellung der nachvollziehbaren und langfristigen Dokumentation. Im Zeitalter der Digitalisierung gehen Unternehmen dazu über, Dokumente nur noch digital zu archivieren. Dafür bietet der Software-Markt eine Vielzahl von ausgereiften Dokumenten-Management und Archivsystemen an. Wenn Teams zukünftig verstärkt über eine Kollaborationsplattform zusammenarbeiten, muss dabei die Unternehmensanforderung der langfristigen Speicherung der relevanten Informationen und Dokumente sichergestellt werden. Microsoft bietet keine ausreichende Archivierungskomponente an, wie dies bei Dokumenten-Management-Systemen der Fall ist. Für diese Anforderung müssen Unternehmen beim Einsatz von SharePoint in der Regel auf Drittkomponenten zurückgreifen. Eine weitere zentrale Anforderung ist es, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen und Eingangskanälen in einer zentralen Ablage zusammenzuführen. Gerade bei der Erfassung von physischen Dokumenten müssen geeignete Lösungen bereitgestellt werden, die zentrales oder dezentrales Scannen von Dokumenten in SharePoint ermöglichen. Christoph von Bargen, Senior Berater bei Pentadoc Consulting: „Intelligente Lösungen für die Zusammenarbeit sind in Zeiten der modernen, digitalen Arbeitswelt unabdingbar. SharePoint ist hier eine leistungsfähige Alternative.“ Abb.: Geometrix, Fotolia 56 | BIT 2–2015


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