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BIT 02-2015

Geschäftsprozesse Elektronische Rechnung 44 | BIT 2–2015 Zahl an Lösungsanbietern, die Toolkits, Software-Bibliotheken oder ganze Anwendungen zur Erzeugung von ZUGFeRD konformen Rechnungen aus anderen Datenformaten zur Verfügung stellen. Auch wir als Intarsys bieten hier schon länger entsprechende Werkzeuge für Systemintegratoren und Anwender an. Mittlerweile wird bereits ein Großteil der marktüblichen Rechnungsverarbeitungssysteme unterstützt oder kann mit geringem Aufwand ZUGFeRD-fähig gemacht werden. BIT Wie kompliziert bzw. aufwendig ist es für Unternehmen, die technischen Voraussetzungen zur Einführung des elektronischen Rechnungsaustauschs nach dem ZUGFeRD-Standard zu schaffen? Dr. Wild Eigentlich ist dies sehr einfach, da im Gegensatz zum EDI-Verfahren keine besonderen vertraglichen Vorkehrungen getroffen oder spezielle Übertragungsverfahren eingerichtet werden müssen. Hat das Unternehmen bislang bereits elektronische Rechnungen z. B. als PDF erzeugt und per E-Mail versendet, so ändert sich durch ZUGFeRD an der Ausgangsseite auf den ersten Blick nichts. Bei Unternehmen, die mit ZUGFeRD zum ersten Mal elektronische Rechnungen versenden, liegt, wie praktische Erfahrungen zeigen, die größte Schwierigkeit darin, korrekte E-Mail-Adressen für die Rechnungsempfänger zu ermitteln und im Rechnungssystem zu hinterlegen. Die reine Erzeugung der ZUGFeRD-Rechnung übernehmen, wie bereits beschrieben, entweder das Rechnungsverarbeitungssystem selbst oder entsprechende Konverter, die am Markt verfügbar sind. Auf der Eingangsseite hängt der Aufwand entscheidend vom angestrebten Automatisierungsgrad ab. Eine vollautomatische Überwachung des E-Mail-Eingangs mit Überprüfung der Anhänge auf ZUGFeRD-Format und dem Ablösen der angehängten ZUGFeRD-XML-Datei mit Import der Daten ins Rechnungsverarbeitungssystem erfordert sicherlich eine Reihe von Vorkehrungen, die individuell sehr unterschiedlich ausfallen können. Während größere Unternehmen häufig bereits über weitgehend automatisierte Rechnungseingangsprozesse verfügen, wird für den selbstständigen Handwerker bereits das „Drag & Drop“ des ZUGFeRD-PDF aus der Eingangs- E-Mail auf ein Fenster seines Buchhaltungsprogramms einen riesigen Fortschritt bedeuten. Gerade hier setzen ja auch Initiativen von Herstellern von Steuer- und Buchhaltungs-Software an. BIT Welche Unternehmen profitieren vom neuen Standard? Dr. Wild Der Fokus der FeRD-Initiative liegt ganz klar auf KMU und der öffentlichen Hand. Doch auch bei größeren Unternehmen und insbesondere Firmen mit einer hohen Anzahl unterschiedlicher Geschäftspartner ist das Interesse an einem von der gesamten Wirtschaft und der öffentlichen Hand getragenen Rechnungsdatenstandard groß. Zu groß sind immer noch die formalen, technischen und kommerziellen Hürden für einen klassischen EDI-Betrieb. Hier bietet sich ZUGFeRD als leistungsfähiges und zukunftssicheres Format an, das ohne zusätzliche Vereinbarungen zwischen Sender und Empfänger eingesetzt werden kann. Entscheidend ist natürlich die Unterstützung des Formats durch alle gängigen Faktura-Programme und der einschlägigen Steuerberatungssoftware. Nur damit kann auch der Selbstständige und das KMU erreicht werden. Aber hier sind wir auf einem guten Weg. BIT Wie sieht es mit dem elektronischen Rechnungsaustausch von deutschen Unternehmen mit ausländischen Geschäftspartnern aus? Dr. Wild ZUGFeRD wird von den europäischen Nachbarländern sehr aufmerksam verfolgt und wurde auch in den letztes Jahr begonnenen europäischen Standardisierungsprozess von Deutschland eingebracht. Da derzeit nahezu jedes Land eigene Datenstandards favorisiert, wird eine Konvertierung der XML-Daten häufig notwendig sein. Allerdings kommt hier ZUGFeRD seine Abstammung von UN/Cefact zugute, indem es in der Regel problemlos in andere Rechnungsdatenformate umgewandelt werden kann bzw. Fremdformate in ZUGFeRD transformiert werden können. Ein interessanter Aspekt ist, dass immer mehr deutsche Unternehmen, die Niederlassungen oder Filialen in anderen europäischen Ländern unterhalten, dazu übergehen, ZUGFeRD als das alleinige Rechnungsaustauschformat vorzuschreiben. Die Verwendung von proprietären oder rein nationalen Formaten wird immer mehr abnehmen. Aufgrund der Marktstellung der deutschen Unternehmen interessieren sich auch zunehmend ausländische Zulieferfirmen für den Einsatz von ZUGFeRD, was wir an den Anfragen an die technische Arbeitsgruppe in FeRD deutlich ablesen können. ZUGFeRD hat deshalb aus unserer Sicht gute Chancen, zum Defacto Standard in Deutschland und Europa zu werden. Die Konformität zum künftigen europäischen Standard für elektronische Rechnungen, der für 2018 erwartet wird, wird FeRD in jedem Fall gewährleisten. BIT Vielen Dank für das Gespräch, Herr Dr. Wild. (www.pdfa.org; www.ferd-net.de) „Hat das Unternehmen bislang bereits elektronische Rechnungen z. B. als PDF erzeugt und per E-Mail versendet, so ändert sich durch ZUGFeRD an der Ausgangsseite auf den ersten Blick nichts.“ „ZUGFeRD wird von den europäischen Nachbarländern sehr aufmerksam verfolgt und wurde auch in den letztes Jahr begonnenen europäischen Standardisierungsprozess von Deutschland eingebracht.“ „Die Konformität zum künftigen europäischen Standard für elektro - nische Rechnungen, der für 2018 erwartet wird, wird FeRD in jedem Fall gewährleisten.“ „ZUGFeRD hat aus unserer Sicht gute Chancen, zum De-facto-Standard in Deutschland und Europa zu werden.“


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