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BIT 02-2015

FeRD und ZUGFeRD auf der CeBIT Auf der diesjährigen CeBIT stellen eine ganze Reihe von Ausstellern ihre neuen Lösungen auf ZUGFeRDBasis vor und auch auf verschiedenen Foren können sich die Besucher über das Thema E-Rechnung und ZUGFeRD informieren: • Podiumsdiskussion: „Elektronische Rechnungen mit dem ZUGFeRD-Format – Vision oder schon im Markt angekommen?“, Dienstag 17. März, 11:30 bis 12:00 Uhr, Halle 3, Stand B06 (ECM-Forum Bitkom). • Interview: „Auf dem Weg zur elektronischen Rechnungsbearbeitung – Werkstattbericht", Dienstag, 17. März, 11:50 bis 12:10 Uhr, Halle 7, Stand A 14 (Forum Public Sector Parc). • Vortrag: „ZUGFeRD – medienbruchfreier elektro nischer Rechnungsaustausch mit System“, Freitag, 20. März, 10:30 bis 11:00 Uhr, Halle 5, Stand „Eine ZUGFeRD-konforme Rechnung F04, (ERP-Forum). kann sowohl auf dem Bildschirm mit einem üblichen PDF-Anzeigeprogramm BIT 2–2015 | 43 tung der Rechnungsdaten in ein ISO- 19005-3 konformes PDF-Dokument. Entgegen der oft üblichen Tendenz, einen Datenstandard von Grund auf neu zu entwerfen, konnte so das Potenzial der in langjährigen internationalen Standardisierungsbemühungen erreichten Ergebnisse einer branchenübergreifenden Abbildung von Rechnungsdaten unmittelbar genutzt werden. Basierend auf den europäischen Vorarbeiten zu den so genannten Message User Guidelines (MUG), die bereits eine Europäisierung von CII vorgenommen hatten, war dann der Weg zum ZUGFeRD-XML nicht mehr weit. BIT Welche Rolle spielt dabei das PDF/A3-Format? Dr. Wild Das PDF/A-3 übernimmt im ZUGFeRD-Standard zwei Funktionen: die der Verpackung der eingebetteten XML-Rechnungsdaten und die der Visualisierung der Rechnung als Dokument selbst. Damit schnell eine möglichst hohe Akzeptanz des Standards im Markt erzielt werden kann, sollte die gewohnte Darstellung einer Rechnung als visuelles Dokument, das angezeigt und gedruckt werden kann sowie problemlos archivierbar ist, erhalten bleiben. Eine vollständige Abkehr von der gewohnten papierartigen Darstellung einer Rechnung wie es z. B. andere Rechnungsstandards (z. B. ebInterface) vorsehen, war deshalb nicht gewollt. Allerdings war erst mit PDF/A-3, das 2012 von der ISO publiziert wurde ein langzeitarchivierbarer Dokumentenstandard vorhanden, der es auch erlaubte Fremdformate, wie z. B. eine XML-Datei, sicher einzubetten. Mit den früheren Varianten von PDF/A wie PDF/A-1 oder PDF/A-2 wäre dies noch nicht erlaubt gewesen. Gleichzeitig wurde damit auch die Möglichkeit geschaffen, neben den reinen Rechnungsdaten im ZUGFeRDXML Format weitere für die Prüfung derRechnung wichtige Dokumente mit einzubetten. Ein Beispiel dafür wären gescannte Lieferscheine, CAD-Zeichnungen oder Aufmaßtabellen. Deshalb entspricht PDF/A-3 genau dem Anforderungsprofil, das wir in FeRD für das hybride Format hatten. BIT Was beinhaltet eine ZUGFeRDkonforme Rechnung? Dr. Wild Eine ZUGFeRD-konforme Rechnung ist ein hybrides Dokument, das zum einen aus der visuellen Darstellung der Rechnung in Form eines „Druckbildes“ besteht und zum anderen die Rechnungsdaten in einer XMLDatei maschinenlesbar beinhaltet. Insgesamt entspricht eine ZUGFeRDRechnung einem PDF/A-3 konformen PDF-Dokument, das über einen Dateianhang im ZUGFeRD-XML-Format verfügt. Das ZUGFeRD-XML wiederum ist eine Ausprägung des UN/Cefact-Cross- Industry-Invoice-Standards. Eine ZUGFeRD konforme Rechnung kann sowohl auf dem Bildschirm mit einem PDF-Anzeigeprogramm dargestellt und gedruckt werden als auch komplett automatisch von IT-Prozessen verarbeitet werden. Beide Ausprägungen der Rechnung sind in ZUGFeRD gleichberechtigt vorhanden. Welche Ausprägung schlussendlich für die Rechnungseingangsverarbeitung verwen - det wird, das Druckbild mit manueller Datenübernahme oder die XML-Datei mit Importmöglichkeit, liegt in der Entscheidungsfreiheit des Rechnungsempfängers. Ein weiteres Merkmal der XML-Datei sind die so genannten Profile Basic, Comfort und Extend, die den Umfang der mindestens vorhan - denen Informationselemente im XML regeln. Abhängig vom jeweiligen Profil müssen oder können bestimmte Elemente im XML vorhanden sein. Während Basic nur die Rahmendaten ohne Positionsdetails einer Rechnung vorgibt, erlauben Comfort und Extended eine weitaus detailliertere Beschreibung der Rechnung. Im Wesentlichen entspricht Extended dem vollen Umfang der Cross Industry Invoice. Über die Profilierung kann sich ein ZUGFeRD Sender darauf verlassen, dass der Empfänger mindestens den Elemente- Satz Basic versteht, auch wenn er eine Rechnung im Extend-Profil verschickt. BIT Wie lässt sich das Datenformat in bestehende Rechnungserstellungs und -verarbeitungssysteme integrieren? Dr. Wild Dazu gibt es verschiedene Ansätze, je nach Aufbau und Möglichkeiten der betroffenen Systeme. In den meisten Fällen wird der Hersteller der Anwendung neben dem bisher unterstützten Ausgabekanal für Rechnungen einen weiteren für ZUGFeRD integrieren. Das gleiche gilt für Eingangsrechnungen. Die Spezifikation und die Implementieurngsbeschreibungen insbesondere für die PDF/A-3 Datei können von Anfang an von FeRD kostenlos bezogen werden. Mittlerweile haben sich schon etliche Tausend Interessierte das Spezifikationspaket heruntergeladen. Daneben gibt es eine stetig wachsende dargestellt und gedruckt werden als auch komplett automatisch von IT-Prozessen verarbeitet werden.“ „Das PDF/A-3 übernimmt im ZUGFeRD-Standard zwei Funktionen: die der Verpackung der eingebetteten XML-Rechnungsdaten und die der Visualisierung der Rechnung als Dokument selbst.“


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