Elektronische Rechnung

BIT 02-2015

Geschäftsprozesse Elektronische Rechnung 42 | BIT 2–2015 Interview: Dr. Bernd Wild von der PDF Association zum Thema ZUGFeRD Effizienzsteigernd BIT Herr Wild, welche Chancen und Vorteile bietet der elektronische Rechnungsaustausch für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen? Dr. Bernd Wild Eine wesentliche Kommunikationsform zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ist der Austausch von Rechnungen. Erstaunlicherweise werden in Deutschland trotz eines sonst hohen Automa - tisierungsgrades aber immer noch die meisten Rechnungen per Papier ausgetauscht. Wobei man hier unterscheiden muss. Große Industrieunternehmen, die langfristige Geschäftsbeziehungen zueinander unterhalten, tauschen sehr wohl den Großteil ihrer Rechnungen elektronisch aus. Erfolgt der Rechnungsaustausch aber mehr sporadisch oder sind Kleinstfirmen und KMU beteiligt, ändert sich das Bild. Diese Form des Austauschs macht rein zahlenmäßig den Löwenanteil an den Rechnungen aus und hier dominiert ganz klar noch das Papier. Schon seit langem ist klar und unstrittig, dass bei einer Umstellung auf elektronische Rechnungen ein deutlicher Kostenvorteil (Stichwort Porto) entsteht. Dazu kommen merkliche Effizienzsteigerungen, die in verkürzten Prozessen und dem höheren Automatisierungsgrad begründet sind. Oder anders gesprochen: Auf Senderseite kann über einen beliebigen elektronischen Kanal die Rechnung vollautomatisch versendet werden, ohne Porto und ohne Zustellverzögerung. Auf Empfängerseite reduzieren elektronische Rechnungen viele Tätigkeiten in der Rechnungserfassung und Übernahme in interne Systeme auf eine Minimum. Das Ausnützen von Skonto-Regeln ist damit z. B. sehr einfach möglich. Dies gilt natürlich in gleichem Maße für Unternehmen als auch für die öffentlichen Verwaltungen. BIT Worin sehen Sie die heutigen Herausforderungen des elektronischen Rechnungsaustauschs? Dr. Wild Die Schwierigkeit liegt meiner Meinung nach darin, die unterschiedlichen Anforderungen der am Markt Beteiligten an eine elektronische Rechnung unter einen Hut zu bekommen und dabei gleichzeitig ein für alle praktikables und beherrschbares Rechnungsformat zu finden. Zum einen sollen im einfachsten Fall nur die absoluten Mindestanforderungen an eine Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht enthalten sein, d. h. gerade genug Informationen, um die Zahlungsanweisung durchführen zu können. Zum anderen wünschen sich viele Marktteilnehmer komplexere Strukturen zur Übermittlung von wichtigen Kontextinformationen, die eine weitgehende Dunkelverarbeitung und die fachliche Prüfung der elektronischen Rechnung ermöglichen. Damit ist der automatisierte Abgleich der Rechnungseingangsinformationen mit Daten des internen Auftragsverwaltungsprogramms gemeint. Andere Herausforderungen sind die Stabilität des Formats an sich und die Erweiterbarkeit bzw. Anpassbarkeit auf der anderen Seite. Schließlich wurde ZUGFeRD branchenübergreifend entworfen, allerdings mit der expliziten Möglichkeit, Branchenerweiterungen zu ermöglichen. Eine einfache Implementierbarkeit in bestehende Anwendungen und Systeme sowie die Möglichkeit eines „weichen Übergangs“ aus der papierorientierten in die elektronische Welt waren weitere wichtige Punkte. Und natürlich die Anforderung, international einsetzbar zu sein, d. h. ZUGFeRD sollte von vorn herein kein rein deutscher Standard werden. BIT Was ist der so genannte ZUGFeRD-Standard und was be - deutet er für den elektronischen Rechnungsaustausch? Dr. Wild Wenn man sich den ZUGFeRD Standard unter dem Licht der eben beschriebenen Herausforderungen betrachtet, so kann man zwei grundlegende Design-Entscheidungen erkennen, die die Arbeitsgruppe AP3 des FeRD in der Entstehungszeit des ZUGFeRD-Standards getroffen hat. Das war die Verwendung von UN/Cefact Cross Industry Invoice (CII) als einem international anerkannten und bewährten Datenmodells und XML-Standards für die elektronische Repräsentation der Rechnungsdaten und die Einbet- Dr. Bernd Wild, Vorstandsmitglied der PDF Association sowie Gründer und Geschäftsführer der Intarsys Consulting GmbH: „Immer mehr deutsche Unternehmen, die Niederlassungen oder Filialen in anderen europäischen Ländern unterhalten, gehen dazu über, ZUGFeRD als das alleinige Rechnungsaustauschformat vorzuschreiben.“ Das ZUGFeRD-Format (Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland), soll den Austausch digitaler Rechnungen vereinfachen. BIT sprach mit Dr. Bernd Wild, Vorstandsmitglied der PDF Association, über die Vorteile von elektronischem Rechnungsaustausch, die Rolle des PDF/A3- Formats und die Inhalte einer ZUGFeRD-konformen Rechnung. „Erstaunlicherweise werden in Deutschland trotz eines sonst hohen Automatisierungsgrades immer noch die meisten Rechnungen per Papier ausgetauscht.“


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