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BIT 06-2014

Output-Zentrale und Document-Factory 54 | BIT 6–2014 lassen sich die Aufträge, Mengen und Bearbeitungen erfassen. Diese Systeme sind auf die Besonderheiten der Hausdruckereianwendungen ausgelegt und bieten ausgeklügelte Spezialfunktionen, die die Bearbeitung der Jobs stark vereinfachen und effizienter machen. Wiederkehrende Anwendungen können im ICOM-System als Geschäftsprozesse definiert und hinterlegt werden – so lassen sich auch komplexe, aber regelmäßige Abläufe auch hier automatisieren und aus der manuellen Bearbeitung und Produktion herausholen. Eine Integration in andere automatisierte Verarbeitungen ist damit prinzipiell möglich. Zentraler IT-Output Hier werden aus den Geschäftsanwendungen Dokumente produziert. Ein Regelwerk zur Zusammenstellung, Verteilung, Kostenaufteilung, usw. liegt entweder in den Köpfen, in Alt-Applikationen oder anderweitig vor. ICOM Dokustream ist der Meister in der Umsetzung. Beliebige, komplexe Regelwerke lassen sich jobweise frei konfigurieren. Eine Produktionsoptimierung gehört genauso dazu wie die integrierte Verteilungssteuerung und -optimierung z. B. mit DV-Freimachung. Dazu gehört auch das Mischen von Jobs miteinander, das Vermeiden von Mehrfachsendungen usw. Alle Werte sind messbar, steuerbar und auswertbar – hieraus lässt sich problemlos eine unternehmensweite Strategie entwickeln und optimieren. Poststelle Ohne Frage sind diese Briefe sehr individuell. Aber sie sind mit dem Computer geschrieben und damit grundlegend für das Output-Management greifbar und über das ICOM Direct- Print-System zentralisiert produzierbar. Darunter sind auch ganz wenige Briefe, die aus juristischen Gründen persönlich unterschrieben werden müssen – wie Verträge, Mahnbescheide usw. Diese Briefe machen aber in der Regel weniger als 1 Prozent der Sendungen aus und fallen aus dieser Betrachtung raus. Sehen wir auf alle anderen, werden wir zahlreiche Briefe finden, die sehr individuell sind. Vielleicht sind sie nur aus einem Druck-Job oder werden aus mehreren Drucken und Anlagen manuell zu einem Dokument kombiniert, ggf. mit Anlagen. Dann stehen aufwändige händische Prozesse in der manuellen Produktion durch den erzeugenden Sachbearbeiter. Vielleicht müssen diese Briefe auch noch von einem Vorgesetzten oder Kollegen freigegeben oder nach dem Vier-Augen- Prinzip autorisiert werden. Hier sind wieder manuelle Abläufe erforderlich, wie eine zirkulierende Postmappe für die Freigabe, an die man sich seit Jahren gewöhnt hat und die dem Menschen lieb sind. Briefe können vor dem Versand noch schnell vernichtet und ausgetauscht werden. Dies alles kann komplett durch eine elektronische Infrastruktur ersetzt werden. ICOM DirectPrint bietet einen Client, der diese und viele Funktionalitäten darüber hinaus abdeckt: Ein integrierter, kostenfreier WYSIWYG ICOM-Viewer zur Kontrolle der Briefe und Anlagen, Stornomöglichkeiten nach der Briefschreibung, Vier-Augen-Prinzip mit der Möglichkeit, auch das Originaldokument bearbeiten zu können, Kontrolle des formalen Aufbaus und Sicherstellung der maschinellen Produzierbarkeit der Sendungen bereits bei der Erstellung am Client (z. B. Einheitlicher Fensterstand, Adressaufbau, etc.), Kontrolle des Versandweges (z. B. Brief, Einschreiben, E-Mail, private Verteilung, Bote, etc.), Document-Composing mit Anhängen, unterschiedlichen Schriftsätzen, die kombiniert werden können – dabei Steuerung komplexer Nachverarbeitung (wie Heftung, Bindung) sowie erweiterbare Geschäftslogiken für die Umsetzung individueller Fachabteilungsanforderungen. Alle Sendungen werden in einem zentralen Dokumenten-Pool im lokalen ICOM-System des Anwenders gesammelt und stehen für die zentrale Produktion und für den jeweiligen Sachbearbeiter bereit. Er hat zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über den Prozess, muss aber die Arbeit – also die physikalische Produktion und das manuelle Handling – nicht mehr selber machen. Das spart viel Zeit und Geld. Das System kann problemlos auf mehr als 10 000 Plätze skaliert werden. Die serverseitigen Prozesse sind wie im ICOM-System üblich frei konfigurierbar, dazu gehören Dinge wie: Multichannel-Versand, Übergabe ins zentrale Archiv mit automatischer Indizierung, Ausgabe im Wunschdatenstrom, komplexe Nachverarbeitungssteuerung, Druckproduktion mit ICOM Dokustream inklusive aller dort vorliegenden Möglichkeiten – kurz: die dezentralen Briefe sind damit definitiv im zentralen Output-Management angekommen. Ihr Volumen ist messbar und dokumentiert. Sie können damit in die zentrale, unternehmensweite Output-Strategie integriert werden. Überblick ist da Nachdem nun alle großen Bereiche durchgearbeitet worden sind und der Output zentral zusammengetragen Mit ICOM Dokustream lassen sich beliebige, komplexe Regelwerke jobweise frei konfigurieren. Titelstory


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