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BIT 06-2014

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management 40 | BIT 6–2014 Tipps für die optimale Struktur einer elektronischen Personalakte Interne Bedürfnisse Mithilfe von elektronischen Personalakten sind HR-Mitarbeiter jederzeit genau im Bilde und können bei Anfragen von Vorgesetzten, Fachabteilungen oder der Geschäftsführung sofort Auskunft geben. Die Service-Qualität steigt und gleichzeitig hat das Personalwesen wieder mehr Zeit für seine Kernauf - gaben. Außerdem verhindert eine elektronische Personalaktenlösung, dass Unbefugte auf personenbezogene Daten Zugriff haben. Damit das alles aber auch so funktioniert, wie es gedacht ist, müssen die elektronischen Personalakten in der zum Unternehmen passenden Struktur abgespeichert sein. Wie das gelingen kann und was es zu beachten gilt, darüber gibt Matthias Edel, Senior Consultant ECM Products, bei Forcont Auskunft. Grundsätzlich gibt es keine recht - lichen Vorschriften über das, was die Personalakte beinhalten muss. Die Struktur richtet sich nach internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Personalabteilung sowie nach Art und Anzahl der Dokumente. Außerdem ist Datensparsamkeit nicht nur im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes ge - boten: Je schlanker die Akte, umso schneller findet man Inhalte. Außerdem sollten Inhalte und Gliederung immer gemeinsam mit den späteren Nutzern der Akte festgelegt werden. Definition des Bedarfs Es sollte festgelegt werden, was die Akte neben dem Arbeitsvertrag be - inhalten muss und kann. Must-haves sind dabei Ergänzungen und Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Verträge zu gestellten Unternehmensgütern (Auto, Smartphone, Laptop), Beurteilungen und Zeugnisse. Nice-to-have sind in diesem Zusammenhang: Boni und materielle Vergütungen, Lohn-/Gehaltsabrechnungen, Zeiten (Arbeit, Urlaub, Krankheit), Reiseabrechnungen, Einsatz - planungen, Weiterbildungen und Zer - tifikate. Dokumente klassifizieren Auf der Grundlage der eigenen Auswahl sollten die Dokumentenarten (Arbeitsvertrag, Reisekostenabrechnungen etc.) klassifiziert werden, die man für seine Arbeit benötigt und die die Struktur der Akte bestimmen. Je nach Umfang und Bedarf können mehrere Dokumentenarten innerhalb eines Registers zusammengefasst werden (Verträge, Abrechnungen, Bescheinigungen etc.). Zudem sollte eine Negativliste angelegt werden. Sie beinhaltet alle Dokumente, die vor der Digitalisierung aussortiert werden müssen, etwa verjährte Abmahnungen (dürfen generell nicht enthalten sein), veraltete Korrespondenz und Personalfragebögen sowie Kopien. Die Rumpfakte Darüber hinaus sollte eine Positivliste angelegt werden. Sie beinhaltet alle Dokumente, die nach der Digitalisierung in einer so genannten Rumpf akte weiter in Papierform aufbewahrt werden sollen, etwa der unterschriebene Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen, Pfändungen und Dokumente mit Urkundencharakter. Man sollte sich zudem gut überlegen, ob man die Matthias Edel, Senior Consultant ECM Products, Forcont Business Technology GmbH: „Datensicherheit ist die Voraussetzung für einen effektiven Datenschutz beim Umgang mit personenbezogenen Daten.“ Elektronische Personalakten erleichtern die Arbeit von Personalabteilungen spürbar: Sie liefern alle wichtigen Informationen zu einem Mitarbeiter und dem Arbeitsverhältnis auf einen Blick, fassen sie an einem zentralen Ort zusammen und garantieren stets aktuelle Daten. Matthias Edel von Forcont erklärt, wie eine elektronische Personalakte auszusehen hat und welche Sicherheitsaspekte zu beachten sind. Mithilfe von elektronischen Akten steigt die Service- Qualität und das Personalwesen hat wieder mehr Zeit für seine Kernauf - gaben.


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