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BIT 06-2014

Geschäftsprozesse Elektronische Rechnung 38 | BIT 6–2014 Yaveon im Einsatz beim Lebensmittellieferanten OSI Food Solutions Germany E-Invoicing leicht gemacht Der Lebensmittellieferant OSI Food Solutions Germany hat sich mit dem Einsatz der E-Invoicing-Lösung von Yaveon für die Zukunft gerüstet. Damit kann OSI sowohl einfache Rechnungen sicher elektronisch versenden als auch auf Standards wie ZUGFeRD oder industriespezifische EDI-Formate wechseln. Seit der Vereinfachung der Gesetzgebung und des Wegfalls der verpflichtenden elektronischen Signatur in Deutschland geht der Trend vermehrt in Richtung elektronischer Erstellung. Da viele große Unternehmen in der Eingangsrechnungsverarbeitung eine Digitalisierung der Papierrechnungen vornehmen, ersparen diese sich bei elektronisch ver - sendeten Rechnungen den fehleranfäl - ligen Scan-Vorgang. So ist es auch nicht verwunderlich, dass die Kunden der OSI Food Solutions Germany GmbH um einen solchen elektronischen Versand der Rechnungen gebeten haben. Zum Einsatz bei OSI kommt mittlerweile die Yaveon-Lösung ProE-SCM E-Invoicing. Der integrierte Workflow garantiert, dass die Prozesse automatisiert innerhalb vorgegebener Parameter ablaufen. OSI Food Solutions Germany und die Schwesterfirma OSI Bad Iburg beliefern mit Fleisch- und Convenience-Produkten die Systemgastronomie sowie die Nahrungsmittelindustrie und den Lebensmitteleinzelhandel. „Nicht alle Kunden wollen gleich EDI einführen, aber alle setzen zunehmend auf die elektronische Übermittlung der Rechnungen“, sagt Julian Bochen, zuständig für die technische Umsetzung der Rechnungslegung bei OSI. Zunächst hört es sich trivial an, eine Rechnung anstatt zu drucken in ein PDF zu verwandeln und dieses per E-Mail zu versenden. Aber so wäre für OSI keine prozesssichere und dauerhaft überprüfbare Lösung entstanden. „Wir haben mehrere Ziele mit der Einführung einer guten, in sich geschlossenen E-Invoicing- Lösung verfolgt: Zunächst ging es um die Kundenzufriedenheit. Dann sollte das Vieraugen-Prinzip intern gewährleistet sein und auch von den Wirtschaftsprüfern später nachvollzogen werden können. Des Weiteren sollte sichergestellt sein, dass die Rechnung auch wirklich zugestellt wurde“, so Bochen. Jetzt werden Rechnungen und Gutschriften an den Standorten Günzburg, Duisburg und Bad Iburg im Verkauf von der Fachabteilung erstellt und in einem zweiten Schritt von den berechtigten Personen in der Finanzbuchhaltung geprüft, freigegeben und dann automatisch versendet. Das gleiche gilt im Bereich Einkauf für ausgewählte Lieferanten. „Es ist wichtig, dass hier ein Überspringen der Prozessschritte nicht möglich ist“, sagt Bochen. Ist eine Rechnung nicht korrekt, weil Stammdaten fehlen oder etwas anderes nicht stimmt, so kann der Prüfer die Rechnung im Workflow zurückweisen und eine Begründung beigeben. So wird sichergestellt, dass der Workflow zurückgesetzt und der Rechnungsersteller informiert wird. „Der Workflow ermöglicht, dass keine unnötigen Telefonate getätigt oder E-Mails versendet werden müssen, sondern jeder direkt im System seine Auf - gaben sieht und alle nötigen Informationen parat hat“, so Bochen. Da die Workflows unterschiedlich ausfallen können und revisionssicher ablaufen müssen, war die Einführung des Systems zwar technisch einfach aber inhaltlich komplex. „Es waren auch nicht alle Ausnahmefälle vorhersehbar“, erzählt Bochen. Deshalb musste nach der Einführung noch auf den einen oder anderen Ausnahmefall reagiert werden. „Aber die Zusammenarbeit mit dem Team von Yaveon war hier sehr gut, so dass nach wenigen Wochen mit gelegentlichem Nachjustieren das System für alle Fälle gerüstet war“, sagt Bochen. Inzwischen sind alle Ziele des Projekts wie Kundenzufriedenheit, Überprüfbarkeit sowie Vollständigkeit und Compliance des Prozesses erreicht und die Lösung läuft ohne weiteres Zutun. Nicht zuletzt leistet die Lösung E-Invoicing auch einen Beitrag zum Umweltschutz und senkt die Prozesskosten bei der Rechnungsstellung. (www.yaveon.de) OSI Food Solutions Germany beliefert mit hochwertigen Fleisch- und Convenience Produkten die Systemgastronomie sowie die Nahrungsmittel - industrie und den Lebensmitteleinzelhandel.


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