Page 99

BIT 05-2014

BIT 5–2014 | 99 Corporate-Output-Management Ausgabekanäle im dezentralen Druck Über die drei Säulen im Bereich Sicherheit bei Output-Prozessen und erhebliche Potenziale zur Prozessoptimierung z. B. durch prozessgesteuerte Ausgabe der Formulardatenströme geht es im Vortrag von Gert Oehler, Seal Systems. Nicht nur im zentralen Trans - aktionsdruck müssen Ausgabe - kanäle und -prozesse optimiert werden. Auch in der ganz normalen Büroumgebung mittelständischer und großer Unternehmen, werden für die Informationsverteilung die unterschiedlichsten Ausgabekanäle und -Prozesse eingesetzt. Durch den gezielten Einsatz von Infrastrukturlösungen und durch die Geschäftsprozessintegration dieser Multichannel-Output Plattformen, lassen sich Prozesse erheblich optimieren und die Kosten senken. Erhebliche Potenziale zur Prozessoptimierung birgt z. B. die prozessgesteuerte Ausgabe der Formulardatenströme aus ERP-Systemen inklusive aller zugehörigen Dokumente und Informationen. In einem Arbeitsschritt können die ERP-Anwender komplette Fertigungsaufträge, Bestellungen, Lieferscheine etc. zusammenstellen und ausgeben. Die gezielte Steuerung von Zugriffsrechten auf Dokumente für die Mitarbeiter und Lieferanten gewährleistet durchgängige Informations - sicherheit im Bereich der Dokumente. Auch die Druckdatenströme können durch verschlüsselte und komprimierte Übertragung von Anfang bis Ende abgesichert werden. Hardwareunabhängig arbeitende Software-Verfahren zum vertraulichen bzw. personengebundenen Drucken und Verteilen von Dokumenten bilden die dritte Säule im Bereich Sicherheit bei Output-Prozessen. Im Bereich Administration können zentrale Software - lösungen die Effizienz steigern. Von einfacher und zentraler Druckeradministration über alle Spoolanwendungen über Reduzierung der Treibervielfalt bis hin zum optimierten Druckverfahren für Citrixumgebungen entlasten aktuelle Output-Lösungen Helpdesk und Administratoren. Vortrag: 10. Oktober, 11 Uhr, Output-Management Forum, DMS Expo. Gert Oehler, Account Manager bei der Seal Systems AG: „Durch den gezielten Einsatz von Infrastrukturlösungen und durch die Geschäftsprozessintegration dieser Multichannel-Output Plattformen, lassen sich Prozesse erheblich optimieren und die Kosten senken.“ Evolution des Druck-Managements Kein standardisiertes Verfahren Druck- und Dokumenten-Management als Standard zu etablieren, ist ein ganz klares Ziel in Unternehmen. Aber wie sieht der Weg dorthin aus? Wo fängt man an und wen können Unternehmen zu Rate ziehen? Jan Neumann von HP liefert die Antworten. Dass Unternehmen zuerst eine gemanagte Druck-Umgebung aufsetzen sollten, bevor sie den Document-Management-Prozess effektiv einführen können, ist allgemein bekannt. Allerdings ist dieser Weg höchst unternehmensspezifisch sowie individuell und die IT-Leitung, der Einkauf, der Betriebsrat und die Unternehmensleitung werden mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Um der Aufgabe Herr zu werden, bietet sich ein „O-M-I“-Verfahren an. „O-M-I“ steht für die Optimierung und das Management der Druckerflotte sowie das Improvement – also die Weiterentwicklung – der Dokumenten-Workflows. Dieses Verfahren gilt durchaus als marktüblicher und anerkannter Ansatz, um eine gemanagte Druck-Umgebung aufzusetzen, und kann von Unternehmen zusammen mit MPS-Anbietern und MPS-Beratern umgesetzt werden. Die Hinzunahme von Experten ist zu empfehlen, schließlich handelt es sich um höchst individuelle Anforderungen unter unternehmensspezifischen Voraussetzungen in den jeweiligen Einzelbereichen. Es müssen gewachsene, indi - viduelle Strukturen verändert werden und Beschaffungswege überdacht und angepasst werden. Darüber hinaus müssen im Rahmen des Workflow-Improvements bestehende, papier-basierende Prozesse – die über Jahre individuell im Unternehmen etabliert wurden – analysiert und adaptiert werden, um sie auf eine digitale Ebene zu transformieren. Alles in allem ist das Aufsetzen eines individuellen MPS- und Document-Management Prozesses für jedes Unternehmen eine sinnvolle Entscheidung und sollte in einem neuen Standard für die Büroumgebung münden. Vortrag: 10. Oktober, 13:30 Uhr, Output-Management Forum, DMS Expo. Jan Neumann, Sales Manager Printing für Enterprise & Channel bei HP Deutschland: „Alles in allem ist das Aufsetzen eines individuellen MPS- und Document Management-Prozesses für jedes Unternehmen eine sinnvolle Entscheidung und sollte in einem neuen Standard für die Büroumgebung münden.“


BIT 05-2014
To see the actual publication please follow the link above