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BIT 05-2014

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management 86 | BIT 5–2014 Canon: Aufbereitung von Druckdaten mit Océ Cosmos beim IT-Dienstleister Items Datenströme wandeln Die Items GmbH ist als IT-Dienstleister für kommunale Energieversorger und Stadtwerke tätig, hostet SAP- und Abrechnungssysteme ihrer Kunden und bereitet Druckdaten für die Rechnungserstellung aus den angelieferten Messdaten auf. Diese Prozesse wurden mit dem Dokumentenprozess- Management-System Océ Cosmos und dem Konvertierungssystem DocBridge Pilot von Compart automatisiert. Wenn Abrechnungs- und Messdaten der Energieversorger beim IT-Dienstleister Items eintreffen, werden sie für den Druck und die Archivierung aufbereitet. „Grundsätzlich befassen wir uns also mit der Wandlung von Datenströmen“, erläutert Thomas Ritz, der das Kompetenz-Team für die SAP-Anwendungsentwicklung bei Items leitet. Aus den SAP-Systemen der Energieversorger wird in diesem Fall der RDI-Datenstrom (Raw Data Interface) in das PCLFormat für den Schwarzweiß-Druck mit seinen Steuerinformationen umgewandelt. Diese aufbereiteten Daten gehen dann blockweise an die Energieversorger zurück. Dort werden der Ausdruck und der Versand der Rechnungen angestoßen. „Diese Abläufe erforderten einen Wechsel zwischen mehreren Programmen und damit Eingaben von Hand, die natürlich fehlerbehaftet sind und zeitaufwendig. Ein Jahresabschluss etwa beschäftigte einen Mitarbeiter knapp einen Monat“, schildert Thomas Ritz. Gefordert war daher ein Output- Management-System für die Aufbereitung der Druckdaten und die Bearbeitung von Formularen für SAP-Daten sowie eine Lösung, mit der der Workflow vom Eingang der Rohdaten bis zur Erstellung der Druckdaten automatisiert werden konnte. Im Laufe eines Ausschreibungsverfahrens fiel die Wahl auf die Dokumenten Prozess-Management-Lösung Océ Cosmos. Diese fasst unterschiedliche Prozesse zu einem durchgängigen und organisierten Workflow zusammen, der voll automatisiert, gesteuert, überwacht und verwaltet werden kann. Dadurch werden manuelle Eingaben überflüssig. Als Ergänzung wurde die Konvertierungslösung DocBridge Pilot von Compart implementiert. „Mit Océ Cosmos automatisieren wir die Verarbeitung der eingehenden Datenströme unserer Kunden“, sagt Thomas Ritz. Das Rendering der RDIDaten in PCL-Druckdatenströme für unterschiedliche Formulare und Layouts übernimmt die Formularlösung Doxite dann im zweiten Schritt. Die Aufbereitung der PCL-Daten in PDFDokumente für die Archivierung wird dann im letzen Schritt durch Doc- Brid ge Mill von Compart übernommen. Dank des von Canon angepassten Designs der Lösung kann Items die heute standardisierten Abläufe und Prozesse jederzeit wiederverwenden und an neue Kunden und deren Formulare anpassen. Auch dann, wenn es um Farbdruck auf den Endabrechnungen geht. Compart übernimmt innerhalb des Ablaufes die Aufteilung der Datenströme nach definierten Sortierkriterien und splittet die Daten nach internem und externem Druck auf. Nach Fertigstellung der Daten erfolgt deren Rückführung an Océ Cosmos für die Archivierung als PDF-Daten. „Mit dieser Automatisierung der Prozesse gewinnen wir mehr Sicherheit, denn Fehler werden automatisch erkannt und betreffende Dateien ausgesondert und nachgereicht“, sagt Thomas Ritz. Zuvor musste bei einem solchen Fall der Datenstrom gelöscht und neu hergestellt werden. Zeitgewinn bringt die Lösung generell: „Drei Mitarbeiter überwachen die Druckjobs und die Datenverarbeitung, allerdings nicht hauptsächlich. Damit gewinnen wir Kapazitäten, die wir in der Anwendungsentwicklung einsetzen können.“ Die standardisierten Abläufe helfen auch bei der Einbindung neuer Kunden. Mit der Anpassung weniger Parameter lassen sich neue RDI-Daten in gewünschte neue Layout-Daten für den Druck umwandeln. Das automatische Controlling schließlich sorgt dafür, dass dieselbe Menge an Dateien fertig bearbeitet versendet wird, die eingespeist wurde. (www.canon.de) Items GmbH Die 1999 aus den Stadtwerken Münster ausgegründete Items GmbH hat 250 Mitarbeiter und betreut 16 Kunden. Abrechnungsund Messdaten der Energieversorger treffen bei dem IT-Dienstleister ein, werden für den Druck und die Archivierung aufbereitet und gehen wieder zurück zum Kunden, wo Ausdruck und Versand der Rechnungen angestoßen werden. In Einzelfällen übernimmt dies auch Items und nutzt das Druckzentrum der Stadtwerke Münster. Thomas Ritz, Leiter Kompetenzteam SAP-Entwicklung, Items GmbH: „Dank der Automatisierung unserer Prozesse mit Océ Cosmos sparen wir Zeit in erheblichem Umfang ein und können unsere Personalressourcen rationeller einsetzen. Zudem ist die Qualität der Prozesse deutlich gestiegen. Diese sind heute standardisiert und mit wenigen Parametern an neue Kundenszenarien anpassbar.“


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