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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse Intelligentes Capturing Konica Minolta Mehr als Digitalisierung Effiziente Prozesse: Tag für Tag wächst die Menge an Informationen und Dokumenten in Form von Dateien, E-Mails, Online-Materialien oder Rechnungen und mit ihnen das vorhandene Datenvolumen. Unstrukturiertes 78 | BIT 5–2014 Wissen, oft nicht klassifiziert, ist an unterschiedlichen Orten hinterlegt. Das hat zeitraubende Konsequenzen für die Unternehmensabläufe, verhindert Transparenz und verzögert Entscheidungsprozesse. Hier fehlt ein einheitliches System, um die Abläufe und Prozesse in Unternehmen zu strukturieren und zu optimieren. Konica Minolta bietet hierzu vielfältiges Know-how und ein professionelles Konzept: Managed Content-Services, kurz MCS. Von einer „kleinen“, erweiterbaren Einstiegslösung für eine einzelne Abteilung oder einen speziellen Geschäftsprozess bis hin zur Gesamtlösung für die komplette Organisation. Konica Minolta kombiniert die passenden Strategien, Methoden und Tools wie Document-Capture, Document-Management oder umfassendes Enterprise- Content-Management für die individuelle Kundenanforderung. Zusätzlich steht mit den Konica- Minolta-Prozessberatern ein Expertenteam zur Verfügung. In der abteilungsübergreifenden End-to-End-Betrachtung der Prozessberatung bauen die einzelnen Phasen aufeinander auf. Sie ebnen so systematisch den Weg zu einer umfassenden produktneutralen und herstellerunabhängigen Optimierungsstrategie. Durch die ziel- und budgetorientierte Ausrichtung der Prozessberatung führt sie zu einer erhöhten Wertschöpfung. Insgesamt ist bei der effizienten Gestaltung von Geschäftsprozessen das Capturing meist ein essenzieller, vorgelagerter Schritt. Es handelt sich um weit mehr als die simple Digitalisierung von Dokumenten: Inhalte aus verschiedenen Quellen werden in wertvolle Informationen verwandelt, die so erst für die weitere Bearbeitung nutzbar werden. Daten werden intelligent ausgelesen und automatisiert verteilt. Anwendungsfelder: Die Anwendungsfelder für unsere Capturing-Lösungen sind überall dort, wo Dokumente in automatisch verwertbare Informationseinheiten gewandelt und weiterverarbeitet werden müssen. Die meisten Informationen liegen immer noch in Papierform vor. Ihre Digitalisierung ist der erste Schritt zu optimierten Prozessen – das gilt für einzelne Abteilungen wie für ganze Unternehmen. Danach kommen unsere Lösungen wieder ins Spiel, wenn diese Dokumente mit automatisierten Workflows weiterverarbeitet und an ein ECM-System übergeben werden sollen. Hohe Zeitund Kostenvorteile erzielen die Kunden z. B. mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung, welche die Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen leistet. Zur optimalen Einbindung in bestehende IT-Strukturen müssen Dokumente auch mit leistungsfähigen Lösungen konvertiert werden können. Passend zum individuellen Bedarf bietet Konica Minolta verschiedene Lösungen wie z. B. die effiziente ShareScan-Lösung eCopy oder die leistungsfähige Datacapture-Middleware NSi AutoStore an. Die Automatisierung kann in unternehmensweite ECM-/DMS-Lösungen münden. Dann kommen Anwendungen wie der digitale Posteingang, Vertrags- und E-Mail-Management oder die digitale Personal- und Kundenakte hinzu. Selbstverständlich können die Lösungen Informationen in allen relevanten Dokumentenarten verarbeiten – von E-Mail über Fax, Papierdokumente und diverse weitere. Mit dem Wandel der Arbeitswelt und steigender Mobilität kommt Mobile-Capturing-Lösungen eine höhere Bedeutung zu. Gutachter im Außendienst können so direkt vor Ort Fotos in digitalen Akten ablegen. Beispiel: Hier ein Fallbeispiel, bei dem eine Kombination aus NSi Auto- Store for SAP Solutions und NSi AutoCapture zur Verkehrssicherheit beiträgt – auch wenn so mancher Autofahrer sich insgeheim hier weniger Effizienz wünschen würde: Eine Blitzanlage zur Tempoüberwachung im Rheinland, die täglich rund 1300 Verstöße festhält. Der Prozess inklusive Bußgeld Verfahren läuft weitgehend elektronisch: Die Bilder gehen per Glasfaserkabel sofort ins Rechenzentrum. Dort wird der Kfz-Halter ermittelt und ein Bußgeld-Bescheid mit 2-D-Barcode generiert, der das Aktenzeichen und eine Dokumenten- ID enthält. Darüber wird dann die komplette anschließende Bearbeitung gesteuert. Anhörbogen, die per Post eingehen, werden am Konica- Minolta-bizhub-System gescannt. An dessen Display befindet sich ein Funktionsknopf zum Starten des Workflows. Der Rest läuft automatisch: AutoStore erfasst die Inhalte der Image-Datei, klassifiziert den Fall und konvertiert das Dokument in ein lesbares PDF/A. Per Barcode wird das Aktenzeichen für die Zuordnung und Ablage im SAP-Folders-Management erfasst. Dort finden sich sämtliche Dokumente zu einem Aktenzeichen wie Blitzbilder, Bescheide und Rückläufer. Zugeordnete Vorgänge werden automatisch in die Fachanwendung eingespeist, wo sie mit Kennzeichen versehen zur Sachbearbeitung bereit stehen. Rückläufer per Fax fließen in NSi AutoCapture ein. Über den Funktionsknopf „Send-to-SAP“ lässt sich mit nur einem Klick der passende Workflow in Auto- Store anstoßen, der analog zum Brief erfolgt. Das Ergebnis: Die Bußgeldstelle spart wertvolle Zeit und entlastet durch fristgerechte Bearbeitung den Haushalt der Stadt. Das Verfahren wird um bis zu zwei Wochen beschleunigt, was der verkürzten Verjährungsfrist zur Anhörung sehr entgegenkommt. (www.konicaminolta.de) Helge Dolgener, Team Manager Product Management Office & Services Cluster West, Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH: „Bei der effizienten Gestaltung von Geschäftsprozessen ist das Capturing meist ein essenzieller, vorgelagerter Schritt. Es handelt sich um weit mehr als die simple Digitalisierung von Dokumenten.“


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