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BIT 05-2014

Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, PFU Imaging Solutions Europe: „Wir empfehlen ein graduelles Vorgehen, um Schritt für Schritt durch die Digitalisierung von Papierinformationen einzelne Prozesse zu BIT 4–2014 | 77 verarbeitet nun anhand des Barcodes automatisch stapelweise die gescannten Rechnungen. Dabei werden einzelne PDFDokumente generiert, welche dann anschließend in einer vom Kunden gewünschten Ordnerstruktur auf einem Server abgelegt werden. Die Speicherung der von e-Bridge Capture & Store ausgegebenen PDF-Dokumente erfolgt wahlweise in Schwarzweiß oder in Farbe mit maximal ca. 300 dpi. Eine zusätzliche Ausgabe der Dokumente als PDF/A ist ebenfalls möglich, um eine bestmögliche Kompati - bilität mit Anwendungsprogrammen zu gewährleisten. Eingangsrechnungen können als einseitig PFU Digitale Unterstützung Effiziente Prozesse: Die Effizienz beginnt mit der Digitalisierung von Papierdokumenten und ihrer Integration in den elektronischen Workflow. Dieses „Scan-to-Process“ leisten unsere Dokumenten-Scanner und die in Zusammenarbeit mit unseren Partnern entwickelten Scan-Lösungen. Die Scan-Lösungen sind so konzipiert, dass ihr Einsatz bewährte Arbeitsroutinen digital unterstützt und beschleunigt. Im Idealfall empfindet der Anwender den Umgang mit dem Scanner als natürlichen Eingabevorgang. Deshalb empfehlen wir ein graduelles Vorgehen, um Schritt für Schritt durch die Digitalisierung von Papier informationen einzelne Prozesse zu beschleunigen. So entsteht nach und nach ein Gesamtsystem, das nah an etablierten und oftmals gut funktionierenden Arbeitsweisen ausgerichtet ist. Ein wichtiger Baustein bei Scan-to-Process ist immer die Software. So können Anwender z. B. bei unseren neuen Scannern der fi-Series mit der Stapelerfassungslösung PaperStream Capture per Mausklick die Dokumente erfassen, überprüfen und in definierte Produktivsysteme einleiten. Anwendungsfelder: Unsere Scanner wurden für die Anforderungen von professionellen Anwendern entwickelt. Das fängt an beim Home Office von selbstständig oder angestellt Berufstätigen, und erstreckt sich über mittelständische Unter - nehmen bis hin zu großen Konzernen und staatlichen Organi - sationen. Unabhängige Software-Anbieter und Systemhäuser haben im Zusammenspiel mit Fujitsu Scan-Lösungen für eine Vielzahl von Branchen entwickelt, u. a. für das Gesundheitswesen, Banken und Versicherungen sowie Behörden und Versorger. Beispiel: Unsere fi-Series-Modelle mit der Software PaperStream IP ermöglichen die automatische Erkennung und Auswertung von Barcodes. Informationen können in den Namen der PDF-Datei übernommen werden, die noch vor dem erstmaligen Speichern mittels nahtlos angeschlossener OCR-Prozesse um eine Textschicht ergänzt wird. Das so aufgewertete und elektronisch auswertbare Dokument kann dann sofort weiterverarbeitet werden. Im günstigsten Fall geschieht dies durch eine strukturierte Einbindung in den Wissensspeicher des Unternehmens. Typische Einsatzgebiete sind bei Finanzbehörden, beschleunigen.“ Halle 6 Stand E38 und doppelseitig bedruckte Dokumente vorliegen. Die Mitarbeiter scannen einseitige und doppel - seitige Rechnungen getrennt voneinander, d. h. die Auswahl der Scan-Konfigurationen erfolgt direkt am Toshiba-Multifunktionssystem. Der Kunde möchte zusätzlich auch durchsuchbare PDFDokumente nutzen können. Die Lösung e-Bridge Capture & Store stellt diese Möglichkeit mit der OCR-Funktion zur Verfügung, indem ein zusätzlicher OCRWorkflow unter Capture & Store angelegt wird bzw. direkt über das Toshiba-Multifunktionssystem abrufbar ist. (www.toshiba.de/tec) Anwälten oder Logistikdienstleistern, wo Briefpost systematisch digitalisiert und in eine Datenbank eingeleitet werden muss. (www.fujitsu.com/emea/products)


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