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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse Intelligentes Capturing Perceptive Software Alle Prozesse unterstützen Effiziente Prozesse: Perceptive Software entwickelt intelligente Capture-, Content- Management-, Process-Management, Enterprise-Search- und Integrationsprodukte, die unstrukturierte 74 | BIT 5–2014 gedruckte und digitale Informationen über Unternehmen hinweg mit den Prozessen, Applikationen und Menschen verbinden, die sie am dringendsten benötigen. Der besondere Vorteil gerade unserer Intelligent-Capture- Lösungen besteht darin, dass wir eine technologische Plattform anbieten, die alle Prozesse im Unternehmen unterstützt. Weil unsere Lösung grundsätzlich alle Dokumententypen „erlernen“ und verarbeiten kann, brauchen unsere Kunden keine einzelnen, speziellen Lösungen für das Verarbeiten verschiedener Dokumente (also eine für Bestellfaxe, eine für Rechnungen, eine weitere für HR-Formulare usw.) – sondern kommen mit „einer für alles“ aus. Dabei erreicht unsere Technologie herausragende Leistungs- und Genauigkeitswerte: Sie verarbeitet auch solche Dokumentenund Dateiformate automatisch, die andere Capture-Lösungen überfordern. Nicht wenige unserer Kunden haben den Automationsgrad ihrer Workflows durch den Einsatz unserer Produkte um zweistellige Prozentpunktwerte verbessern können. Anwendungsfelder: Intelligent-Capture-Lösungen von Perceptive Software beherrschen das Auslesen von beliebigen Inhalten, Texterkennung sowie die Kategorisierung, Validierung und Strukturierung von Informationen. Mit unserer Mobile-Capture-Lösung erfassen Nutzer aber nicht nur Bilder, Texte oder Tastatureingaben per Smartphone oder Tablet, sondern erstellen auf dem Mobilgerät auch individuelle Enterprise- Content-Management-Workflows für deren Weiterverarbeitung – ad hoc und ganz einfach per Drag-and-Drop-Menü. So können sie teilautomatisierte Erfassungsabläufe für Vorfalls- oder Schadensmeldungen, Kreditanträge oder klinische Aufnahmen „zusammenschieben“ – ganz einfach durch das Hinzufügen von GPS-Positionen, Barcode-Lesern, Auswahlfragen oder Texteingabe Boxen. Die Software prüft die so gewonnenen Daten nach der Eingabe auf Unstimmigkeiten, bevor sie sie kategorisiert und zur weiteren Bearbeitung an andere Systeme weiterleitet. Voraussetzung hierfür ist, dass die Mobile-Capture-Lösung mit einem ECM-System eingesetzt wird, das mit den übrigen Geschäftsanwendungen verknüpft ist. Banken in den USA nutzen diese Technologie bereits und ermöglichen ihren Kunden damit, Schecks und Wechsel per Smartphone zu digitalisieren und an den Überweisungs- Workflow der Bank zu schicken. Außer Capture-Lösungen bietet Perceptive Software auch Content-Management-, Process- Management- und Enterprise- Search-Werkzeuge sowie Integrationsprodukte und Dienstleistungen für das Integrieren und Zusammenführen verschiedener Datenquellen, Repositorien, Archive und Anwendungen. Beispiel: • Capture (Erfassung): Quellinformationen werden per Schnitt- stelle, Eingabe, Scan oder Foto erfasst (digitale Texte, z. B. E-Mail, Social Media, weitere digitale Daten wie GPS, Barcode- Readouts, Grafiken, Papierunterlagen, Bilder usw.). • Bei Papierunterlagen: Lesen (OCR) – die Erkennung wird durchgeführt und Datenwerte werden gespeichert. • Filter und Klassifizierung: Das System erkennt den Inhalt der Dokumente automatisch und klassifiziert diese. • Extraktion: Basierend auf der Art des Dokumentes extrahiert das System die Daten aus Feldern und Zeilen ohne den Einsatz von Templates, Ankern oder Schlüsselwörtern. Die Software „lernt“, Dokumentenstrukturen und -inhalte selbst zu erkennen, relevante Informationen zu entdecken und diese zu extrahieren. • Validierung und Export: Damit die Richtigkeit der extrahierten Daten sichergestellt wird, werden die extrahierten Daten mit Daten anderer Applikation abgeglichen und dann zur weiteren Verarbeitung in andere Systeme exportiert. Siemens Global Shared Services nutzt Intelligent Capture als zentralen „Posteingang“ für Rechnungen und andere für die Buchhaltung relevante Dokumente. Die Software erfasst und erkennt eingehende E-Mails und andere digitale Dokumente (z. B. aus ECM- oder EDISchnittstellen) sowie gescannte Papierunterlagen, liest diese aus und ordnet die enthaltenen Informationen auf bis zu 40 Felder zu, bevor sie sie an nachgelagerte Geschäftsanwendungen und Workflows weiterleitet. Auf diese Weise bedient sie u. a. rund 40 SAP-Systeme mit 90 Buchungskreisen. Vor dem Weiterleiten validiert Intelligent Capture jede Auftragsbestätigung, Teilrechnung, Rechnung, Mahnung usw. und ordnet sie automatisch dem richtigen Lieferanten, Bestellvorgang und Buchungskreis zu. Rechnungen mit Priorität werden dabei bevorzugt behandelt. Die Lösung unterstützt alle gängigen Sprachen, einschließlich aller asiatischen. Siemens entschied sich für den Einsatz der Perceptive-Software Lösung, da diese nicht nur Rechnungen verarbeiten kann, sondern beliebige Dokumententypen. Zudem konnte die Lösung in einem Vorlauftest Rechnungen automatisch erkennen und verarbeiten, die andere vergleichbare Lösungen vor größere Probleme stellten. Weitere Gründe, die für Intelligent Capture sprachen, waren die Skalierbarkeit des Systems so wie die hervorragende Integration der Software in die bei Siemens vorhandene Systemund Prozesslandschaft. Die Implementierung konnte bereits 90 Tage nach dem Vorlauftest abgeschlossen werden – in der vorgegebenen Zeit und im vorgegebenen Budget. Der Einsatz der Lösung verbesserte die Effizienz der vorhandenen Prozesse um rund 30 Prozent. (www.perceptivesoftware.de) Stefan Welcker, Regional Director DACH und CEE, Perceptive Software: „Nicht wenige unserer Kunden haben den Automationsgrad ihrer Workflows durch den Einsatz unserer Produkte um zweistellige Prozentpunktwerte verbessern können.“


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