Office-Systeme

BIT 05-2014

Geschäftsprozesse Office-Systeme Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer der Lexmark Deutschland GmbH: „Wir bieten bereits seit 15 Jahren ausgereifte Managed- Print-Services- Konzepte an.“ 6 | BIT 5–2014 Lexmark: Ganzheitliche End-to-End-Lösungen Optimierung Für Lexmark geht es schon lange nicht mehr nur um Drucker. Ziel ist die Optimierung der Output-Infrastruktur der Kunden. BIT sprach mit Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer der Lexmark Deutschland GmbH, u. a. über End-to-End-Lösungen, die Entwicklung bei mobilen Arbeitsprozessen und den „Mythos“ papierloses Büro. wir kontinuierlich prüfen, ob die Output Infrastruktur noch optimal den sich verändernden Anforderungen der Kunden angepasst ist. Neben diesen klassischen MPS-Leistungen bieten wir zusätzlich Produkte und Services an, die weit darüber hinausgehen. Da zu gehört z. B. der Einsatz von Lösungen, um die Effizienz der Unternehmensprozesse sicherzustellen und den schnellen und einfachen Zugriff auf unstrukturierte Daten zu ermöglichen. BIT Wie kann man sich das genau vorstellen? Rottstedt Viele unserer Kunden, die bereits den zweiten oder dritten MPSVertrag unterzeichnen, suchen nach ganzheitlichen End-to-End-Lösungen, mit denen sie nicht nur ihre Output- Infrastruktur optimieren können, sondern auch ihre dokumentenintensiven Prozesse. Unsere modernen Smart- MFP lassen sich mit Lösungen ausstatten, die ganz einfach über den Touch - screen des Geräts zugänglich sind – ähnlich den Apps auf einem Smart - phone. Lexmark Distributed Capture Solution beispielsweise liest alle geschäftsrelevanten Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten aus, klassifiziert die Dokumente und übermittelt sie automatisch an Unternehmensanwendungen wie z. B. ERPoder Finanz-Management-Systeme. Die Dokumentenerfassung erfolgt dabei zunächst dezentral über das Lexmark MFP. Dort werden die Papierdokumente digitalisiert und dem Workflow zugeführt. Bei der anschließenden Klassifizierung erkennt die Software den jeweiligen Dokumententyp – ob es sich beispielsweise um eine Rechnung, einen Brief oder ein Bestellformular handelt – und führt das Dokument dem dafür vorgesehenen Workflow zu. Anschließend werden die geschäftsrelevanten Daten aus dem Dokument ausgelesen und validiert. Die relevanten Datenelemente innerhalb des Dokuments werden identifiziert und an die Geschäftsanwendungen zur weiteren Verarbeitung übermittelt. Eine manuelle Verschlagwortung von Dokumenten entfällt, Informationen werden schneller zugänglich und Geschäfts - prozesse beschleunigt. Eine andere Lösung – Lexmark AccuRead OCR – erstellt durchsuchbare PDFs und wandelt Papierdokumente in ein RTF- oder TXT-Textbearbeitungsformat um. Dadurch verbessert sie den Zugriff auf unstrukturierte digitale Informationen, wann immer diese benötigt werden. BIT Welche Kompetenzen hat Lexmark im Bereich Software vorzuweisen? Rottstedt Lexmark hat in den letzten vier Jahren mehrere Software-Unternehmen aus dem Capture-, Contentund Process-Management-Umfeld zugekauft. Diese Zukäufe kombiniert mit unseren vielfältigen Technologien und Dienstleistungen rund um Output, unsere umfassenden Branchenkenntnisse und -erfahrungen sowie die Nähe zu den Kunden machen heute den Kern unseres Angebots aus. Wir bieten den Kunden heute ganzheitliche End-to- End-Lösungen an: von der Erfassung über die Verarbeitung und Strukturierung bis hin zur Bereitstellung zentraler Daten und der Optimierung der damit zusammenhängenden Prozesse. Dabei haben wir unsere Smart-MFP mit dem Lösungsportfolio unserer zugekauften Software-Unternehmen verknüpft. Mithilfe einer intelligenten Kombination aus Hardware, Software BIT Papierbasierte und elektronische Dokumente haben einen großen Einfluss auf die Effizienz von Geschäftsprozessen. Auch für Lexmark geht es schon lange nicht mehr nur um Drucker. Mit welchen Lösungsansätzen bringen Sie Prozesse, Produktivität, Mitarbeiter und Effizienz unter einen Hut? Hartmut Rottstedt Wir bieten bereits seit 15 Jahren ausgereifte Managed Print-Services-Konzepte an. Ziel ist die Optimierung der Output-Infrastruktur unserer Kunden, um Druckkosten zu senken und outputspezifische Prozesse zu optimieren. Dabei analysieren wir zunächst, welche Dokumente im Unternehmen gedruckt, gescannt oder kopiert werden. Welche Abteilung druckt vorwiegend in Farbe, welche ausschließlich schwarzweiß? Wird auch im A3-Format gedruckt oder überwiegen Dokumente im A4-Format? Wieviele Dokumente werden durchschnittlich im Monat gedruckt? Die Beantwortung dieser Fragen hilft, anschließend für jede Abteilung das passende Gerät auszuwählen. Durch die automatische Tonerlieferung entfällt die Vorfinanzierung und Einlagerung der Verbrauchsmaterialien, und die Mitarbeiter brauchen sich nicht länger mit administrativen Aufgaben wie dem Wechseln der Tonerkassetten zu beschäftigen. Wir sehen MPS als laufenden Prozess, in dessen Rahmen „Wir sind durch unsere Software - division Perceptive Software optimal aufgestellt, um auch den zukünf - tigen Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden.“


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