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BIT 05-2014

BIT 5–2014 | 57 Social Collaboration via SharePoint Zusammenarbeit effektiv gestalten Unternehmen greifen vermehrt auf digitale Kanäle wie Twitter, Facebook oder Community-Websites für ihre Kommunikation zurück. Social-Collaboration-Plattformen wie Microsoft SharePoint helfen dabei, Inhalte zu erfassen, zu verwalten und im Arbeitsprozess bereitzustellen. Somit wird Share- Point zum zentralen Dreh- und Angelpunkt für Systeme, Abteilungen und Mitarbeiter. Im Grunde genommen ist Microsoft SharePoint ein großer Baukasten, aus dem IT-Dienstleister zusammen mit ihren Kunden die jeweils sinnvollen und nützlichen Elemente identifizieren und herausarbeiten. Wie bei allen komplexen IT-Projekten empfiehlt es sich, dabei mit einem erfahrenen IT-Dienstleister zusammenzuarbeiten. Anhand von Referenzprojekten kann das Unternehmen den geeigneten Partner für sein individuelles SharePoint- Projekt rasch auswählen. Ein guter Dienstleister versteht die Anforderungen, denkt sich in den Kunden hinein und lässt eigene Ideen und Erfahrungen in die Projektplanung einfließen. Darüber hinaus sollte er ausführlich beraten und neben den Vorteilen auch die Nachteile einer Lösung deutlich aufzeigen. Workshops im Vorfeld zeigen auf, welche Verbesserungen Share- Point bringt und wo die Grenzen liegen. Mittelfristiges Ziel sollte es sein, das Unternehmen durch den „Training on the job“-Charakter einer Implementierung in die Lage zu versetzen, seine individuell angepasste SharePoint-Plattform in Eigenregie weiterzuführen. Die Palette der verfügbaren Share- Point-Bausteine ist groß. Sie umfasst viele unterschiedliche Themenfelder – angefangen bei der Datenanalyse über den Dokumentenaustausch z. B. bei E-Learning-Projekten bis hin zum Networking. Zusätzlich lassen sich individuelle Geschäftsprozesse in Form einer SharePoint-Lösung oder einer App abbilden. „Nach unserer Erfahrung als Kundenberater kommen Social-Collaboration Plattformen vor allem bei Dokumentenverwaltung, Collaboration und Projekt-Management zum Einsatz“, so Florian Opitz, Team-Manager SharePoint bei Comparex. In der beruflichen Praxis sieht das so aus: Mehrere Mitarbeiter arbeiten an unterschiedlichen Standorten über SharePoint zusammen an einem Projekt oder nehmen an gemeinsamen Kursen teil, wie z. B. in Form von E-Learnings. Mithilfe der Plattform kann jeder auf die aktuellste Version der bereits erstellten Dokumente zugreifen und diese bearbeiten oder mit Kommentaren versehen. Jede Änderung ist sofort für alle sichtbar. Der übliche, aufwändige E-Mail-Verkehr nach jeder Bearbeitungsrunde entfällt. Flexible Plattform Oft gehören kleine Startup-Betriebe zum Anwenderkreis der Microsoft- Lösung. Denn die hohe Skalierbarkeit ist einer der großen Vorteile der Plattform. Der Einsatz von SharePoint ist unabhängig von der Größe eines Unternehmens und kann schon für eine kleine Gruppe von zwei oder mehr Mitarbeitern als Austauschportal dienen. „Für solche Teams bietet es sich an, SharePoint als Cloud-Lösung zu nutzen. Diese Lösung ist fester Bestandteil von Microsoft Office 365“, so Florian Opitz. „Mit der zunehmenden Marktdurchdringung von Office 365 wird sich SharePoint auf der Cloud-Plattform durchsetzen. “ Die Flexibilität der Plattform ermöglicht es außerdem, sie in allen Branchen einzusetzen. Die Module sind offen gestaltet. Damit eignen sie sich für alle Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Verwaltungsarbeitsplätzen. Ein besonderes Beispiel für die Vielseitigkeit von Microsoft SharePoint ist das E-Learning. Für viele Fachkräfte sind Weiterbildungsmöglichkeiten ein wesentliches Entscheidungskriterium bei der Wahl ihrer Arbeitgeber. Sie erwarten gezielte und effektive Qualifikationsmaßnahmen. Das ist für die Unternehmen mit einem gewissen Aufwand verbunden, denn Reisen, Ausfallzeiten der Mitarbeiter oder die Pflege der Lerninhalte verursachen Kosten. (www.comparex.de) Florian Opitz, Team-Manager SharePoint bei Comparex: „Mit der zunehmenden Marktdurchdringung von Office 365 wird sich SharePoint auf der Cloud-Plattform durchsetzen.“ Die Palette der verfügbaren Share- Point-Bausteine ist groß und umfasst viele unterschiedliche Themenfelder – von Datenanalyse bis zum Dokumentenaustausch.


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