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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse 56 | BIT 5–2014 SharePoint IPI entwickelt Intranet-Projekte mit SharePoint Individueller Auftakt Die Intranet-Entwicklung ist eher als Langstreckenlauf denn als Kurzsprint zu sehen. Abhängig von den Organisa - tionsprozessen und der Unternehmenskultur entwickelt sich jedes Mitarbeiter-Portal schrittweise weiter. Die IPI GmbH hat mit i-volve eine Einführungsmethodik entwickelt, die sich am Reifegrad der Unternehmen orientiert und so den Erfolg sicherstellt. Die Erfahrungen der IPI GmbH aus unzähligen Intranet-Projekten zeigt: Ein Mitarbeiterportal muss sich an der Gesamtausrichtung des Unternehmens orientieren sowie auch ganz besonders an den bisherigen Prozessen und Kommunikationsstrukturen. Hieraus ergibt sich in den meisten Fällen eine schrittweise Evolution. Aus den Good- Practices von SharePoint-Projekten im Mittelstand und bei großen Konzernen entstand die Einführungsmethodik i-volve, mit der sich der Erfolg solcher Projekte nun nachhaltig sichern lässt. Im Mittelpunkt stehen dabei der Mensch und seine Bedürfnisse. Es werden mit der Methode gezielt Anwendungsfälle identifiziert und eingeführt, die sich am tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter orientieren und die tägliche Arbeit unterstützen. Das Unternehmensportal auf der Basis von SharePoint kann jederzeit funktional erweitert werden, so dass auch künftige Anforderungen erfüllbar sind. Status quo für das Intranet ermitteln Im Rahmen der Anforderungsanalyse wird zunächst bei den Anwendern sehr detailliert erfragt, welche Wünsche an ein Intranet bestehen und an welchen Stellen im Arbeitsalltag Verbesserungs - potenziale gesehen werden. Dadurch wird offensichtlich, welcher Content und welche Features im Internet zunächst überhaupt verfügbar sein sollten. Im gleichen Zuge werden organisatorische Prozesse sowie auch bestehende Change-Management-Ansätze beleuchtet. Insbesondere die Veränderungs - kommunikation steht hier auf dem Prüfstand. Der derart ermittelte Status Quo ist maßgeblich für die Einschätzung des Reifegrades und die spätere Roadmap für das neue Intranet. Mittleres Management muss überzeugt werden „Besonders wichtig für eine hohe Akzeptanz des Projekts ist es, das mittlere Management für die Vorteile des Intranets zu begeistern. Die Führungskräfte sollten intern als Vorbild agieren und die neuen Möglichkeiten zur Information und zum Austausch konsequent nutzen, damit sich die Mitarbeiter in gleichem Maße engagieren“, so Roland Klein, Geschäftsführer der Intranet-Agentur IPI GmbH, die auf Unternehmensportale mit Microsoft SharePoint spezialisiert ist. Damit dies gelingt, wird sich mit i-volve zunächst auf Tätigkeitsfelder und Anwendungsfälle konzentriert. Jedes neue Portal soll die Anwender im Arbeitsalltag möglichst spürbar unterstützen und insbesondere das Informations Management erleichtern. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist es, bei der Ermittlung des Reifegrades auf die bisherigen Informationsstrukturen zu achten. Die „hippen“ Social-Features werden dann bei der Ausgestaltung des Intranets oft zunächst hintangestellt. Viele Anwender würden sich hiermit im ersten Schritt überfordert fühlen. In diesen Fällen kann das Intranet in der ersten Stufe vor allem als adaptierte Informationsplattform konzipiert werden – ergänzt um eine schlüssige Navigation und durchdachte Suchfunktionalität, die dem Nutzer die Orientierung erleichtern. (www.ipi-gmbh.com) Roland Klein, Geschäftsführer der Intranet-Agentur IPI GmbH: „Besonders wichtig für eine hohe Akzeptanz des Projekts ist es, das mittlere Management für die Vorteile des Intranets zu begeistern.“ Intranets am Reifegrad des Unternehmens ausrichten – möglich wird dies mit der Entwicklugnsmethodik i-volve von IPI.


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