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BIT 05-2014

BIT 5–2014 | 55 box. Mit den Komponenten Share- Point Designer und InfoPath für Formular-Workflows lassen sich alle notwendigen Prozessschritte abbilden wie z. B. das Überprüfen, Genehmigen und Archivieren von Dokumenten. Ein Beispiel für einen Ad-hoc- Workflow ist etwa die Weiterleitung eines Dokuments oder Prozessschrittes in einen weiteren Postkorb zwecks Kenntnisnahme/Mitzeichnung. Ab der Version SharePoint 2010 unterstützt das System zudem die Einhaltung von Compliance-Richtlinien in noch größerem Maße. Modernes Arbeiten ist heute eng mit dem Einsatz von Web 2.0, Social Media und Collaboration-Tools verknüpft. Damit immer komplexere Prozesse mit vielen Informationsfacetten und Beteiligten effizient gestaltet werden können, ist eine enge Zusammenarbeit auch bei verteilten Teams unverzichtbar. Um dies zu ermöglichen, bedarf es eines Informationsaustauschs, der über alle Kommunikationskanäle hinweg funktioniert. Eine herkömm - liche, papierbasierte Akte kann diese Ansprüche nicht mehr erfüllen. Eine Alternative ist die Einführung diverser dedizierter Anwendungen, was jedoch eine höhere Komplexität zur Folge hat. SharePoint als Basis für Digitale Akten hingegen erfüllt alle Anforderungen an Compliance-gerechte Kollaboration und ermöglicht die Integration unterschiedlicher Anwendungen – vom DMS über Suchapplikationen und Datenbanken bis hin zu Team-Kalendern und Wikis. Digitale Akte im Personalbereich Geradezu prädestiniert ist eine Digitale Akte für das Personalwesen. Hier spielen Datenschutz, Revisionssicherheit, Compliance, rollenbasierte Zugriffe und Aussonderungspflichten nach Ablauf der Archivierungsfristen eine große Rolle. Im Personalwesen werden zudem die Themen Fortbildung, Personalentwicklung und Recruiting immer wichtiger. Auch hier können Share- Point-basierte elektronische Akten ihre Stärken in den Bereichen Kollaboration, Social Media und Wissens- Management ausspielen. Typische Vorgänge wie Urlaubs - anträge und Reisekostenabrechnungen lassen sich mit einer SharePoint-basierten Lösung ebenso abdecken wie eine Informationsplattform für Mitarbeiter bzw. ein Intranet. Eine homogene Oberfläche über ein einziges Portal bietet viele Vorteile: reduzierte Schulungsaufwände, einheitliches Lookand Feel, intuitive Nutzung sowie eine gemeinsame Basis für eine einheitliche und gleichzeitig globale Indizierung und Suchfunktionalität. Anforderungen aus Basel II erfüllen Ein weiterer Einsatzbereich verbirgt sich hinter der Richtlinie 2006/48/EG, die Umsetzung der Basel II-Anforderungen in europäisches Recht. Eine Komponente davon sind die Mindestanforderungen an das Risiko-Management (MaRisk). Die Einhaltung der MaRisk wird im Rahmen der Jahres - abschlussprüfung geprüft, ist also im höchsten Maße verbindlich. Um den Anforderungen an ein professionelles Risiko-Management gerecht zu werden, müssen alle relevanten Informationen konsistent, aktuell und umfassend dokumentiert sein. Gerade zeitkritische Prozesse wie Zahlungsverkehr oder Kreditgewährung erfordern gemäß der Vorschriften Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Dies gilt in Bezug auf einzelne Prozessinstanzen für auskunftsberechtigte Mitarbeiter ebenso wie für externe Prüfer bzw. die Revision. Digitale Akten auf Basis von SharePoint ermöglichen hier eine compliancekonforme Dokumentation, beispielsweise in Form eines Revisionshandbuchs. Erfolgreiches Projekt-Management Während das zuvor beschriebene Szenario in erster Linie die Finanzwirtschaft betrifft, ist das Thema Projekt- Management branchenübergreifend relevant. Dabei geht es im Hinblick auf die Digitale Akte nicht so sehr um die Kernaufgaben, die durch etablierte Tools wie etwa MS Project abgedeckt werden, sondern eher um die Erfassung der allgemeinen projektbegleitenden Kommunikation. Da die Anwendung vollständig über den Web-Browser bedient wird, können auch externe Partner, Außenstellen oder mobile Devices sehr schnell und unkompliziert eingebunden werden. Denn häufig sind mangelnde Kommunikation und ineffektive Informationsverwaltung Gründe für Schwierigkeiten in Projekten. Eine digitale, SharePoint-basierte Projektakte kann hier Abhilfe schaffen, indem sie Zugriff für Beteiligte ohne Projekt-Software ermöglicht und Raum bietet für Ideensammlungen, Demo-Versionen, Wikis, etc. Dank Optionen wie dem Abonnieren neuer Inhalte oder der Einbindung von Projektkalendern in Outlook trägt eine Digitale Akte dazu bei, dass Projekt- Management sich nicht auf ein isoliertes, dediziertes Tool beschränken muss. Individueller Lösungsausbau Ein kleiner Wermutstropfen darf jedoch nicht verschwiegen werden. SharePoint ist zwar eine leistungsfähige Infrastrukturkomponente, aber eine Digitale Akte entwickelt sich nicht von sich aus und nicht ohne Aufwand. Auch wenn viele bereits vorhandene Funktionen genutzt werden können, ist weiterer Aufwand für die Bereitstellung der Dokument-Bibliotheken, Workflows, Webparts etc. notwendig. Die mehr oder weniger individuelle Fachlogik muss hinterlegt bzw. programmiert werden, ebenso gilt es, die Rollen- und Rechtestrukturen einzubeziehen. Bildlich gesprochen bekommt man also mit SharePoint kein schlüsselfertiges Haus – die Größe, Zimmeraufteilung und Ausstattung sind noch variabel und können individuell fest - gelegt werden. (www.evodion.de)


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