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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse 54 | BIT 5–2014 SharePoint Digitale Akte auf Basis von SharePoint Akte 2.0 für effektive Prozesse Das Thema Digitale Akte umfasst eine ganze Reihe unterschiedlicher Anforderungen: Auswahl und Implementierung einer passenden Lösung, die Gestaltung von Workflows sowie rollen- und rechtebasierte Zugriffe und Abläufe. Auch die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus einschließlich der elektronischen Archivierung müssen beachtet werden. Was das für den Einsatz einer SharePoint-basierten Digitalen Akte bedeutet, erläutert Dr. Michael Bark, Geschäftsführer der Evodion Information Technologies GmbH, im folgenden Beitrag. Vor dem Hintergrund dieser Anforderungen haben sich diverse Lösungen aus dem Bereich der Dokumenten-Management Systeme (DMS) etabliert, die mehr oder weniger in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert sind. Oft ist jedoch die Office-Integration dieser Lösungen unbefriedigend und letztendlich erhöhen sie sogar die Komplexität der Unternehmenspro- Akte ist wie Word-Dokumente, Präsentationen oder Excel-Tabellen. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMSLösungen kann eine SharePointbasierte Digitale Akte über Outlookund Exchange-Schnittstellen die E-Mail- Kommunikation effizient den Akten und Vorgängen zuordnen. So lassen sich ausgehende Mails anhand der Vertragsnummer im Betreff automatisch in der entsprechenden Akte ablegen, wodurch die Anwender von integrierten, transparenten Prozessen und einer besseren Übersichtlichkeit profitieren. Auch im Bereich der personenund abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit werden die Vorteile einer SharePoint-basierten Digitalen Akte evident, z. B. wenn Outlook-Kalender eingebunden werden sollen: Terminvorlagen, Wiedervorlagen, Urlaubsund Krankenvertretung werden heute ausschließlich über elektronische Kalender verwaltet. Eine entsprechende Integration ist also umso wichtiger für die reibungslose Vorgangsbearbeitung. SharePoint als Alternative Eine weitere Schwierigkeit stellt häufig die Akzeptanz von dedizierten DMSLösungen bei den Mitarbeitern dar. Nicht selten sind bereits bei der Einführung große Hürden zu nehmen und die Mitarbeiter werden mit hochkomplexen Anwendungen konfrontiert. SharePoint hingegen bietet wegen der hohen Verbreitung von MS Office ein sehr benutzerfreundliches – weil bekanntes – Look-and-Feel. Benutzeroberflächen und Bedienung sind den Anwendern vertraut, Single-Sign-On vereinfacht die Anmeldung und die browserbasierten Oberflächen lassen sich auch vom Tablet aus bedienen und ortsungebunden nutzen. Im Gegensatz zur Papierakte kann eine elektronische Akte die Vorgangsbearbeitung direkt unterstützen. Hierbei kommt eine weitere Stärke von SharePoint zum Tragen: das System bietet sowohl strukturierte Workflows als auch Ad-hoc-Workflows out-of-thezesse. Ein weiterer Schwachpunkt herkömmlicher DMS-Systeme: Während die E-Mail-basierte Kommunikation zunehmend relevanter wird, kann dieser Kanal bei klassischen DMS zwar angebunden werden. Allerdings mangelt es an der nahtlosen Integration dieses Kommunikationskanals – und somit eines wichtigen Dokumententyps, der genauso Bestandteil einer Digitalen Dr. Michael Bark, Geschäftsführer der Evodion Information Technologies GmbH: „Typische Sachbearbeitungen lassen sich mit einer SharePointbasierten Lösung ebenso abdecken wie eine Informa - tionsplattform für Mitarbeiter bzw. ein Intranet.“ Abb.: Istock Photo


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