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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse Bernhard Zöller, Zöller & Partner Der Branchentreff 50 | BIT 5–2014 DMS Expo Zustellung an Verteilisten und damit verbunden das Problem der Mehrfachablage, Zugriffsrechte bei persönlicher Mail und automatischer Archivierung und vieles mehr. Es geht also nicht nur einfach um die Ablage elektronischer Unterlagen sondern mit der Anforderung zur E-Mail- Ablage sind neue technische und funktionale, manchmal auch organisatorische und rechtliche Anforderungen an eine DMSLösung zu berücksichtigen. ... wurde auf die Papierakte geschimpft, weil sie unvollständig war. Heute ist es ohne DMS noch schlimmer, weil die Unterlagen in zig verschiedenen Ablagen verteilt sind: Im Dateisystem, in der E-Mail-Ablage, im Fachsystem, usw. Ein DMS würde dieses Problem lösen. Deswegen boomt der Markt, nicht weil die Papierprobleme, sondern weil das Chaos der elektronisch erzeugten und abgelegten Unterlagen immer größer wird. ... gab es weniger als 5000 Anwender elektronischer Signaturen. Das ist heute immer noch so. Das nenne ich einen ausgewachsenen Flop. Ich hoffe, dass diese Innovationsbremse durch eine späte Einsicht endlich mal beseitigt wird. Aber die Verrenkungen, die ein Scan-Anwender, der qualifiziert signiert ablegen muss (z. B. die Anwender, die nach § 110 SGB ersetzend scannen wollen) sind beschämend für ein Technologieland. Da werden mehrseitige Dokumente als PDF Seiten-vereinzelt, weil man nur so eine Korrektur auf Seiten- Teure Scanner braucht man aber immer noch, weil Papier entgegen vieler Vorhersagen im Posteingang nicht wirklich weniger geworden ist und an professionell ausgestatteten Erfassungsstrecken führt kein Weg vorbei! Die Scan-App oder die Multifunktionsgeräte sind „nur“ willkommene Ergänzungen. ... gab es viele Leute, die meinten der Markt konsolidiert sich und es wird immer weniger Anbieter geben. Heute haben wir über 60 DMS-Hersteller und über diese Vielfalt freuen sich die Anwender, die für jeden Geldbeutel eine passende Lösung finden. In keinem Land gibt es so viele Hersteller und Anbieter wie in Deutschland. Sicher hat die frühe Sichtbarkeit der Lösungsmöglichkeiten durch eine Fachmesse dazu beigetragen, aber auch die frühe Organisation der Branche in einem Fachverband (VOI) und die positive Resonanz in der IT- und Fachpresse wie in der BIT. ... war Papier die wichtigste Eingangsquelle für DMS-Lösungen. Heute ist es E-Mail. Outlook ist die weltweit am weitesten verbreitete Textverarbeitung und die meisten geschäftlichen Willensbekundungen werden via E-Mail transportiert. Mit E-Mail kommen aber neue Probleme, an die man vor 20 Jahren noch nicht dachte: Proprietäre Formate, eingebettete Objekte, verschlüsselte Anhänge, 20 Jahre DMS Expo ist ein guter Anlass, in alten Messeunterlagen der Aussteller und begleitenden Fachkongresse zu stöbern um darüber nachzu - denken, wie sehr sich der DMS-Markt gewandelt hat. Vor 20 Jahren ... ... hat ein TB Speicher soviel gekostet wie ein Mittelklasse - wagen. Heute hängt das am kleinen Schweizer Taschenmesser mit dran – na gut, nur 64 GB. Soviel wie eine mittlere Jukebox aus 1994. ... waren die meisten DMSLösungen reine Archivsysteme. Heute ist Archivierung nur noch eine Pflichtanforderung neben vielen anderen. Mit dem Thema Archivierung kriegt man auch keine neuen Besucher auf die Messe. Das Thema ist nicht mehr neu, gut verstanden und Standardkomponente vieler DMS-Lösungen. ... gab es noch Dutzende spezialisierte Workflow-Anbieter. Die meisten sind heute alle weg. Workflow ist integraler Bestandteil eines modernen DMS oder der ERP-Lösung geworden und erleichtert somit auch kleineren Anwendern die Neugestaltung ihre Dokumentbasierten Prozesse, weil man nicht mehr unterschiedliche Systeme nebeneinander betreiben muss. ... waren Scanner richtig teuer. Heute kann man mit jedem besseren Smartphone Dokumente in guter Qualität und volltextrecherchierbar in die eigene Ablage scannen. ebene vornehmen kann, ohne die Signatur zu brechen. Die Signatur ist hier ja sowieso nur eine signierte „Übereinstimmungsbehauptung“ eines Mitarbeiters in der Erfassungsstelle. Es ist eben nicht die Signatur des Willenserklärers und diesem damit rechtlich gar nicht zuzuordnen. Wer denkt sich denn sowas aus? Hier hat es leider in 20 Jahren keine wesentlichen Verbesserungen gegeben: Es denken sich manchmal Leute Regelungen zu einer Materie aus, von der sie schlicht keine Ahnung haben. Diese und viele andere Entwicklungen konnte man auf der jährlichen DMS Expo beobachten und mit Branchenkollegen diskutieren. Die DMS Expo war für die langjährigen DMS-Beteiligten mehr als nur eine Ausstellung mit begleitenden Fachkongressen sondern immer auch DER Branchentreff, wo man solche und viele andere Entwicklungen und Themen wunderbar tagsüber oder nach Hallenschluss diskutieren konnte. „Die DMS Expo war für die langjährigen DMS-Beteiligten mehr als nur eine Ausstellung mit begleitenden Fachkongressen sondern immer auch DER Branchentreff.“ Bernhard Zöller, Geschäftsführer Zöller & Partner: „20 Jahre DMS Expo ist ein guter Anlass, in alten Messeunterlagen der Aussteller und begleitenden Fachkongressen zu stöbern um darüber nachzudenken, wie sehr sich der DMS-Markt gewandelt hat.“ „Heute kann man mit jedem besseren Smartphone Dokumente in guter Qualität und volltextrecherchierbar in die eigene Ablage scannen.“ „Vor 20 Jahren waren die meisten DMS-Lösungen reine Archivsysteme. Heute ist Archivierung nur noch eine Pflichtanforderung neben vielen anderen.“ „Vor 20 Jahren hat ein TB Speicher soviel gekostet wie ein Mittelklassewagen.“


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