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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse ECM- und ERP-Lösungen 38 | BIT 5–2014 ERP-Software als zentrale Quelle von Unternehmensinformationen Flexibel und variabel Relevante Unternehmensdaten übersichtlich darstellen, allen Mitarbeitern die gleichen Informationen bereitstellen und diese am Arbeitsplatz sowie mobil zugänglich machen – die Ansprüche an moderne ERP-Systeme steigen zunehmend. Welche Funktionen benötigen kleine und mittelständische Unternehmen tatsächlich und wie lässt sich ein reibungsloser Ablauf gewährleisten? ERP-Experte Sascha Wehmhöner von Microtech kennt die Antworten. Enterprise-Resource-Planning-(ERP) Systeme kommen mittlerweile in zahlreichen Unternehmen jeder Größenordnung und in nahezu allen Branchen zum Einsatz. Sie unterstützen und steuern alle wichtigen Unternehmensprozesse der Warenwirtschaft, Einkauf, Verkauf, Produktion und Vertrieb, und schaffen Transparenz im Lager und in der Buchhaltung. ERP-Systeme können in der Regel alle Geschäftsprozesse abbilden und lassen sich um eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen erweitern, aber was wird tatsächlich benötigt? Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) wird es schnell zur großen Herausforderung, im ERP-Dschungel den Durchblick zu bewahren. Gleichzeitig wachsen auch ihre Ansprüche: Sie benötigen ein auf ihre Geschäftsprozesse zugeschnittenes, individuelles ERP-System, das flexibel mit den Unternehmensanforderungen wachsen kann, leicht zu bedienen ist und sich mit überschaubaren Investitionen implementieren lässt. Gleicher Wissensstand Basis jedes ERP-Systems sind Artikel-, Kunden-, Lieferantendaten, die nach einmaliger Eingabe zentral gespeichert werden und für jeden Mitarbeiter stets abrufbar sind. Damit wird eine mehr - fache Dateneingabe vermieden und die Fehlerquote deutlich reduziert. Der zentrale Zugriff und die kontinuier - liche Bereitstellung aktueller Daten in Echtzeit sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter stets den gleichen Wissensstand haben. So wird die interne Kommunikation und Abstimmung zwischen mehreren Abteilungen maßgeblich verbessert – gerade in der Kundenbetreuung ein entscheidender Faktor. Eine in das ERP-System integrierte Lagerverwaltung bietet Unternehmen nicht nur eine tagesaktuelle Bestandskontrolle, sondern erlaubt die Optimierung des gesamten Lagerbestandes: Bestellungen können im Voraus besser geplant und Lieferzeiten verkürzt werden. Sinnvolle Abwicklung ERP-Lösungen sind daher insbesondere in Branchen wie E-Commerce auf dem Vormarsch: Wie der „Anwenderreport: Unternehmenssoftware im Mittelstand 2013/2014“ von Microtech zuletzt zeigte, gaben rund 96 Prozent der befragten Anwender an, dass die Abwicklung der Warenwirtschaft über ein ERP-System besonders sinnvoll ist. Rund 77 Prozent der Befragten sehen zusätzlich deutliche Vorteile in einer software-gestützten Lagerverwaltung. Gerade im Versandhandel lassen sich zahlreiche Prozesse und Abläufe durch eine passende ERP-Lösung leicht optimieren, automatisieren und um ein Vielfaches effizienter abwickeln – vor allem, wenn diese mit dem individuellen Shopsystem synchronisiert wird. So lassen sich beispielsweise das Erstellen von Rechnungen und Lieferscheinen, Nachbestellungen bei niedrigem Warenbestand, Updates in der Bestellungsübersicht oder Versandbenachrichtigungen besonders schnell, einfach und zuverlässig erledigen. Reibungsloser Ablauf Nicht nur in der Warenwirtschaft und Lagerverwaltung bieten ERP-Systeme KMU einen entscheidenden Mehrwert: So bieten in der Finanzbuchhaltung und Lohn- und Gehaltsabrechnung Schnittstellen einen schnellen Export der Daten, z. B. nach Elster/ Datev. Immer noch werden in vielen Unternehmen Reportings und Berichte mit Microsoft Excel oder anderen Office-Anwendungen erzeugt und Sascha Wehmhöner, Vertriebsleiter bei der Microtech GmbH: „Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen wird es schnell zur großen Herausforderung, im ERPDschungel den Durchblick zu bewahren.“ ERP-Systeme können in der Regel alle Geschäftsprozesse abbilden.


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