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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management 34 | BIT 5–2014 Intrafind: Tipps für erfolgreiche Enterprise-Search-Projekte Gesucht? Gefunden! Angesichts kontinuierlich wachsender Datenmengen investieren immer mehr Unternehmen in IT-Lösungen zur Verwaltung und Bereitstellung von Informationen. Die Einführung einer Enterprise-Search-Lösung für die übergreifende Recherche in Datenquellen bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich, sofern einige wichtige Punkte beachtet werden. Der Software-Hersteller und IT-Dienstleister Intrafind hat dazu eine Checkliste zusammengestellt. Für den nachhaltigen Erfolg eines Enterprise-Search-Projektes ist eine präzise Anforderungsanalyse unter Einbeziehung aller beteiligten Fachabteilungen bzw. Anwendergruppen im Unternehmen entscheidend. Hier werden bereits die Weichen für die spätere Nutzung und Akzeptanz der Suchlösung sowie den konkret erfahrbaren Mehrwert für die Anwender gestellt. Oftmals werden von IT-Abteilungen auf technischem Niveau State-ofthe art-Lösungen konzipiert, die jedoch den Bedürfnissen der Anwender an eine intuitiv bedienbare, benutzerfreundliche Suche nicht gerecht werden. Es empfiehlt sich daher, die Anwender frühzeitig und umfassend in das Projekt einzubinden, ihre Rechercheprozesse und -anforderungen genau zu analysieren und gemeinsam konkrete Anwendungsszenarien zu definieren. Schließlich gilt: Viele Wege führen zum Ziel und jeder Anwender sucht anders. Selbstverständlich darf auch die technische Sicht auf ein Enterprise- Search-Projekt nicht vernachlässigt werden. Die ausgewählte Suchtechnologie muss eine mittel- und langfristig solide Planung ermöglichen und Kriterien wie Datenwachstum, Skalierbarkeit oder die mögliche Erweiterung um Content in zusätzlichen Sprachen, Dateiformaten und Datenquellen berücksichtigen. Einige Unternehmen überfordern sich und ihr Enterprise-Search-Projekt durch die frühzeitige Anbindung zu vieler Datenquellen an die Suche. „Think big, start small“, lautet hier die Handlungsempfehlung. Für die meisten Anwender ist es bereits eine große Arbeitserleichterung, schnell und zielsicher im Dateisystem und zusätzlich in ihren E-Mails suchen zu können. Erfahrungen und Userfeedback aus dem Initialprojekt können wertvoll sein, wenn die Anbindung weiterer Datentöpfe oder einer Spezialapplikation schrittweise folgt. Auf das Thema Zugriffsberechtigungen sollte besonderes Augenmerk gelegt werden – vor allem die Abbildung komplexer Berechtigungsstrukturen in der Suche sollte auch in den Testphasen entsprechend berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich hier die frühzeitige und umfassende Einbeziehung der betroffenen Stakeholder im Unternehmen (z. B. Betriebsrat, Sicherheitsbeauftragte). Ist die Suchlösung erfolgreich implementiert und getestet, sollte die Aufnahme des Produktivbetriebs auch entsprechend kommuniziert werden. Viele Kunden berichten von positiven Rückmeldungen der Anwender auf interne Marketing Maßnahmen wie Artikeln im Intranet, kurzen Produktvideos zu den Funktionen der Suche, dem Versand von Suchtipps per Newsletter oder einem Gewinnspiel. In manchen Unternehmen entwickelte sich die neue Suchlösung so innerhalb kürzester Zeit zu einer der am häufigsten genutzten Anwendungen und zu einem unverzichtbaren Recherche- Tool für die Mitarbeiter. Als Software-Hersteller und ITDienstleister spezialisierte sich die Intrafind Software AG bereits vor vielen Jahren auf Technologien für Suche und Textanalyse und berät Unternehmen nicht nur bei der Auswahl der geeigneten Lösung, sondern auch bei der Planung und Umsetzung ihres Enterprise-Search-Projektes. Intrafind Software AG Landsberger Straße 368 80687 München Telefon +49 (0)89/3090446/0 www.intrafind.de Jeder Anwender sucht anders – je nachdem, ob er z. B. ein konkretes Dokument benötigt oder sich nur allgemein zu einem Thema informieren möchte.


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