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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management „Im Kern geht es darum, Nutzer endlich bedarfsgerecht und zum erwünschten Zeitpunkt mit Informationen versorgen zu können, statt sie mit zu vielen, zu wenigen oder für sie unwichtigen Informationen von ihrer Arbeit abzuhalten.“ 32 | BIT 5–2014 Yaveon: Bessere Entscheidungen durch Enterprise-Information-Management Bedarfsgerecht informiert Wie gelangen Mitarbeiter an für sie und ihre Arbeit relevante Informationen? Voraussetzung dafür sind effiziente und integrierte Prozesse und Workflows zwischen den Systemen und den Mitarbeitern, durch die sich Unternehmensanwendungen und Datenquellen nahtlos und benutzerfreundlich zusammenführen lassen – kurzum: Enterprise-Information-Management. Trotz Investitionen in Unternehmensanwendungen für ERP oder CRM, eines Dokumenten-Managements oder dispositiver Systeme für Data-Warehousing und Business-Intelligence bleibt die optimale Informationsversorgung von Endanwendern bis heute eine Herausforderung. Es geht nicht nur darum, die technische Kopplung der Systeme voranzutreiben, die oft ungenügende Datenqualität zu verbessern oder etwa im Zuge der Big-Data- Diskussion tiefere oder neuartige Einsichten in den eigenen Datenbestand zu erhalten. Vielmehr geht es im Kern darum, Nutzer endlich bedarfsgerecht und zum erwünschten Zeitpunkt mit Informationen versorgen zu können, statt sie mit zu vielen, zu wenigen oder für sie unwichtigen Informationen von ihrer Arbeit abzuhalten. Dies gelingt indes nur, wenn effiziente und integrierte Prozesse und Workflows zwischen den Systemen und zwischen den Mitarbeitern existieren, durch die sich Unternehmensanwendungen und Datenquellen mit dem (mobilen oder stationären) Frontend des Firmenmitarbeiters nahtlos und benutzerfreundlich zusammenführen lassen. Letztlich soll es einem Anwender im Fachbereich, im Außendienst, in der Produktion oder im Management möglich sein, beispielsweise über eine ERP-Portal-Anwendung auf sämtliche für ihn relevante Geschäftsinformationen, Dokumente und betriebswirtschaftliche Prozesse zugreifen zu können, statt sich mit einer Vielzahl von Anwendungen, Masken und Medien auseinandersetzen zu müssen. Wie dies technisch und vor allem organisatorisch und kommunikativ gelingen kann, ist seit Jahren Gegenstand von Diskussionen über ein „Enterprise- Information-Management“ (EIM). Für die meisten Experten hierzulande ist EIM letztlich eine Weiterentwicklung oder eine umfassender gedachte Nutzung der heutigen Dokumentenverwaltung bzw. eines Enterprise-Content Managements (ECM). Entsprechend umfasst EIM danach alle Strategien, Methoden und Tools für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten, eingebunden in Unternehmensprozesse und Workflows/ Collaboration. Andere Marktbeobachter sehen hier weitere Technologien und Konzepte involviert und betrachten die Zusammenführung strukturierter Daten und unstrukturierter Dokumente mit den dazugehörigen betriebswirtschaft - lichen Anwendungen (ERP, CRM) als eine Kombination aus ECM, Business- Process-Management (BPM) und Business Intelligence. Entsprechend betrifft EIM eine Vielzahl heutiger, oft nur teilweise integrierter Software-Lösungen, wie vor allem: • Vertrags-Management, • Risiko-Management, • Compliance-Management, • Dokumenten-Management (DMS), • elektronische Archivierung, • Aktenverwaltung / elektronische Akte, • Kontaktverwaltung, • Terminverwaltung, • Collaboration, • Vorgangsverwaltung, • Business-Process-Management / Workflow, • Management-Cockpit, • Reporting / Business-Intelligence. Transparenz: Die Lösung Vertrags- Management von ecspand auf Basis von Microsoft SharePoint bietet eine Übersicht über alle aktiven Verträge und Laufzeiten.


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