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BIT 05-2014

BIT 5–2014 | 31 Mehr noch: KI-basierte Tools („smarte Software“) wie die der Ityx Solutions AG, einem Spezialisten für die intelligente Automatisierung im Input-Management, erkennen semantische Muster in der Geschäftskorrespondenz und sind in der Lage, häufig wiederkehrende Kommunikationsabläufe „blind“ zu verarbeiten – also ohne menschliche Hilfe. Ganz automatisch Geht es also um den Posteingang, schöpfen Unternehmen nur einen Bruchteil an Optimierungspotenzialen aus. Sie konzentrieren sich auf das Erfassen, Verteilen und Archivieren von physischen und elektronischen Dokumenten – vergessen aber deren inhaltliche Analyse. Dabei liegen gerade hier erhebliche Einsparpotenziale: Erfasste Inhalte werden automatisch in verwertbare Datensätze transferiert und an die nachfolgenden Geschäftsprozesse übergeben. Der Nutzen solcher „smarter“ Software-Lösungen offenbart sich u. a. im folgenden Beispiel: Beim Versicherer trifft per E-Mail eine Schadensmeldung ein, die als solche automatisch erkannt und sofort analysiert bzw. geprüft wird. Geklärt wird: Können Kunde und Vorgang eindeutig identifiziert und zugeordnet werden? Ist der Versicherte anspruchsberechtigt im Sinne einer Kostenübernahme durch den Versicherer? Welcher Sachbearbeiter ist für den Fall zuständig? Die aus der Schadensmeldung extrahierten Daten werden mit den Bestandsinformationen verknüpft und dem zuständigen Mitarbeiter zur Entscheidung automatisch vorgelegt. Vorbei die Zeiten, wo Erfassung, Auslesen, Prüfung und Abgleichen der Daten manuell erfolgte. Fakt ist: Die automatisierte Verarbeitung unstrukturierter Posteingänge, ob nun analog oder digital, bietet in Zeiten sinkender Margen und steigender Kosten sicher große Einsparmöglichkeiten innerhalb der Wertschöpfung eines Unternehmens. Das schließt die inhaltliche Analyse der Dokumente ein. Dabei stehen Firmen vor der Herausforderung, standardisierte Prozesse – beispielsweise das Erzeugen einer Kündigungsbestätigung bei Auflösung eines Vertrages – effizienter abzuwickeln, um mehr Ressourcen für die individuelle Kommunikation zur Verfügung zu haben, z. B. in der Beratung bei Banken und Versicherern. Während klassische Verfahren des Input-Managements sich auf Erfassung und Kategorisierung beschränken, gehen moderne Lösungen wesentlich weiter: Sie identifizieren automatisch die Kundendaten und Ordnungsbegriffe, reichern eingehende Nachrichten mit Informationen aus Drittsystemen an und führen sie automatisch den entsprechenden Geschäftsvorgängen und Sachbearbeitern zu. (www.ityx.de) Kurzinterview mit Andreas Klug Hohes Potenzial vorhanden von Hand sortiert und manuell bearbeitet werden. Das Potenzial der Technisierung dieser „beschreibbaren“ Prozesse ist riesig. BIT Wie sollte ein Unternehmen bei der Technisierung des Post - eingangs vorgehen? Klug Zunächst sollten Volumen, Kanäle, Inhalte und Workflows analysiert werden. Durch Benchmarks mit repräsentativen Dokumenten und E-Mails kann das erwartete Optimierungspotenzial genau beziffert werden. Das ist zumeist überraschend hoch – da wird die Geschäftsleitung schnell auf eine Umsetzung drängen und das Vorhaben höher priorisieren. BIT Wie unterstützt Ityx dabei? Klug Wir bieten für diese Zwecke kostenfrei unser Test-Labor an. Dort füh- ren wir den Benchmark mit den Trainings-Mengen des Kunden durch. Das ist in der Regel eine Sache von wenigen Tagen. Danach steht fest: wie hoch werden die Korrektheits - quoten bei der automatischen Sortierung und Verteilung sein, wie stark sinken die Bearbeitungskosten und wie geeignet erscheinen die gewählten Klassen bzw. Prozesse für eine Automatisierung. Vielen Dank, Herr Klug. BIT Warum gibt es in vielen Unternehmen immer noch Medienbrüche bzw. manuelle Abläufe im Input- Management? Die Vorteile einer automatisierten Eingangsverarbeitung inklusive Datenextraktion müssten sich doch schon lange herumgesprochen haben. Andreas Klug Richtig ist: vielen Entscheidern ist bekannt, dass die Technisierung des Posteingangs durch intelligente Multichannel-Capture-Software längst Praxis ist. Dennoch hemmen verschiedene Faktoren die Investitionsbereitschaft: die oft schwierige Integration, die Abhängigkeiten zu anderen Komponenten, die Abstimmung der Anforderungen beteiligter Fachbereiche, fehlende Ressourcen und drohende Kosten. Sie glauben nicht, in wie vielen großen Organisationen Post und E-Mails immer noch aufwendig Andreas Klug, Vorstandsmitglied bie Ityx: „Sie glauben nicht, in wie vielen großen Organisationen Post und E-Mails immer noch aufwendig von Hand sortiert und manuell bearbeitet werden.“


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