Enterprise-Content- Management

BIT 05-2014

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management 30 | BIT 5–2014 Ityx: Aus Daten werden Informationen Multi-Channel-Capture Ziel intelligenter und automatisierter Dokumentenerfassung in mittleren bis großen Unternehmen ist die Umwandlung von textbasierten Nachrichten jedes Formats, jedes Typs und jedes physischen und elektronischen Eingangskanals in verwertbare Informationen für die Weiterverarbeitung. Technologische Grundlage dafür sind Multi-Capture-Lösungen, die auf modernen Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) beruhen. Deutsche Unternehmen werden überschwemmt mit Dokumenten. Ob nun klassisch als Papier oder elektronisch. Täglich tausende von Briefen, Faxnachrichten und E-Mails im Posteingang sind da keine Seltenheit. Leicht vorstellbar, wie mühselig es ist, sie fehlerfrei und schnell zu erfassen, zu indizieren, zu kategorisieren und an die Fachabteilung weiterzuleiten. Vor allem dann, wenn alles manuell erfolgt. Hochleistungs-Scanner und OCR-Techniken (Optical-Character- Recognition) schaffen da sicher „Linderung“, sind aber letztlich nicht die Lösung: Es bleibt ein Restrisiko, Daten falsch auszulesen bzw. in der entsprechenden Fachanwendung einzugeben. Verschärft wird die Situation durch die Zunahme an Kommunikationskanälen. Nur noch rund ein Drittel der Verträge, Beschwerden, Schadensmeldungen, Abrechnungen, Nachweise, Anfragen etc. erreichen die Unternehmen auf klassischem Weg (Web, E-Mails, Brief, Fax). Immer mehr gewinnen soziale Netzwerke und Smartphone-Anwendungen im Kundendialog an Bedeutung. Das Problem dabei: Nur ein Bruchteil der textbasierten Mitteilungen wird in verwertbare Informationen umgewandelt; zu viele Medienbrüche, fehlende systemtechnische Verknüpfungen zwischen Poststelle und Fachabteilungen und manuelle Arbeitsschritte erschweren die Automatisierung in der Eingangsverarbeitung. Was fehlt ist ein zentrales professionelles Input-Management-System, das zwei entscheidende Kriterien erfüllt: • Komplette digitale und automatisierte Erfassung, Indizierung, Kategorisierung und Weiterleitung aller textbasierten Nachrichten, unabhängig von Format, Medium/Kanal und Art/Struktur des Dokuments. • Extrahieren von Inhalten/Daten und deren Umwandlung in Informationen, die von den Fachbereichen (Marketing, Vertrieb, Finanzbuchhaltung) für verschiedene Zwecke (u. a. Mailings und Kampagnen) verwendet werden können. Die automatisierte und intelligente Datenauslese ist auch deshalb so wichtig, weil die Informationsmenge in Unternehmen rasant wächst. Die in der klassischen Eingangspost, auf Webportalen oder in Call-Centern anfallenden Dokumente (Inhalte) sind zu 80 Prozent unstrukturiert. Doch bleiben sie oft ungenutzt, weil die für die notwendige Transformation in verwertbare Informationen notwendigen Werkzeuge bisher fehlten. Mitdenkende Tools Mittlerweile gibt es jedoch Software- Lösungen, die textbasierte Inhalte unabhängig von Struktur und Zusammensetzung analysieren und verstehen. Sie enthalten nicht nur die bekannten OCR-Techniken, sondern bieten auch diverse Funktionen für die Bildoptimierung, die Klassifizierung, Extraktion und Validierung von Dokumenten. Sie basieren auf modernen Algorithmen aus Linguistik, Semantik und KI (künstliche Intelligenz). So sind einige dieser „mitdenkenden“ Tools inzwischen in der Lage, Dokumente zuverlässiger zu sortieren als der Mensch. Ityx besitzt ein umfangreiches Software Portfolio für die automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung von textbasierten Mitteilungen auf allen analogen und digitalen Kanälen.


BIT 05-2014
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