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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse 20 Jahre ECM-Markt Dr. Werner Broermann, OMI, und Dr. Robert Dekena, Dokulog Mit Nachbarprozessen verknüpft Themen: Als vor 20 Jahren die DMS Expo als Messe in Stuttgart das Thema Dokumenten-Management aufnahm, war der ECM-Oberbegriff noch gar nicht gesetzt. Damals wie heute stand Dokumenten-Management als Synonym für die Verwaltung von Dokumenten rund um ihre geordnete digitale Ablage. Im Laufe der Zeit kamen immer mehr Verarbeitungsprozesse hinzu, bei denen ebenfalls das Dokument in unterschiedlichen Formen als Informationsträger im Mittelpunkt stand. Die begriffliche Klammer für diese zusätzlichen Disziplinen wurde der Überbegriff ECM. Inzwischen besinnt sich der auf die Managed-Print-Services (MPS) bezogene Teil des Output-Management- Bereichs, wie die Diskussionen der Branche auf den MPS-Round-Table der Messe Stuttgart zeigten, auf den Begriff des „Dokuments“: Mit ihren Services meint sie die Verarbeitungs- und Verwaltungsprozesse rund um das Dokument. Und darunter versteht sie – im allgemeinsten Sinne – alle Verarbeitungsprozesse, bei denen das Dokument Informationsträger ist: Von der Dokumentenerstellung über ihre Verteilung und Reproduktion bis hin zu den dokumentenbasierten Workflows. Nun sind dokumentenbasierte Vorgänge im Output-Management mit den Eingangsschnittstellen zu BPM-, ERPund CRM-Systemen bis hin zur Datenübergabe an weiterverarbeitende Buchhaltungssysteme beim Empfänger keine singulären Prozesse, sondern miteinander mehr oder weniger eng mit Nachbarprozessen verknüpft. Die Ausgabeform der Dokumente mit ihrer zunehmend variablen Gestaltung (neue Content-Management-Systeme) spielt dabei nur noch eine untergeordnete Rolle. Die medienbruchlose soft- Dr. Werner Broermann: „Als vor 20 Jahren die DMS Expo als Messe in Stuttgart das Thema Dokumenten Management aufnahm, war der ECM-Oberbegriff noch gar nicht gesetzt.“ wareseitige Integration wie z. B. bei der Datenübergabe von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Verfahren wird zunehmend zu dem Thema, um das sich Anwender kümmern müssen. Das eigentliche Kernthema Dokumenten Management der DMS Expo trifft also immer noch bzw. umso mehr genau ins Schwarze. (www.omi-gmbh.de) (www.dokulog.de) Dr. Robert Dekena: „Die medienbruchlose softwareseitige Integration wird zunehmend zu dem Thema, um das sich Anwender kümmern müssen.“ Dr. Ulrich Kampffmeyer, Project Consult Gutes ECM ist unsichtbar Dr. Ulrich Kampffmeyer: „Die neue verbindende Disziplin muss EIM lauten, in die ECM als Basiskomponente integriert ist.“ 24 | BIT 5–2014 Themen: ECM befindet sich seit einigen Jahren in einem durchgreifenden Wandel. Der „SMAC-Stack“ – Social, Mobile, Analytics, Cloud – hat auch die Situation für ECM verändert. Einerseits wird das Kernspektrum von ECM um neue Funktionalität erweitert, andererseits dienen ECM-Dienste als Infrastruktur für die neuen Entwicklungen im Bereich der IT und der Kommunikation. Es ist daher sinnvoll, gleich den Paradigmenwechsel aufzugreifen und das Thema neu zu positionieren. Während ECM sich im Wesentlichen um schwach-strukturierte Informationen und dazugehörige Prozesse kümmerte, gilt es heute, alle Informationen im Unternehmen zu erschließen und zu verwalten – nicht mehr nur den relativ kleinen Teil, der in dokumentenorientierten Prozessen bewegt und später im Records-Management und in den Archiven endete, sondern alle Daten und Informationen im Unternehmen, des Unternehmens und für das Unternehmen. Dieser Anspruch geht wesentlich über ECM hinaus. Er schließt Ansätze wie Enterprise 2.0, Social Collaboration, Digital Business, Ubiquitous, Business-Intelligence, Big Data Analytics, Sharing, Automation, Information-Governance, Consumerization und andere ein. Die neue verbindende Disziplin muss daher EIM lauten, in die ECM als Basiskomponente integriert ist. Perspektiven: Von Anfang an, seit 2001, war die Vision von ECM, als Infrastruktur allen Anwendungen zur Verfügung zu stehen. ECM verschwindet schon seit langem aus dem Blickfeld des Endanwenders, da die Funktionalität von ECM direkt in die Anwendungen integriert ist, mit der der Anwender ständig arbeitet: in E-Mail- und Office-Systeme, in kaufmännische und Fachanwendungen, in Collaboration und Portale. Komponenten wie ein Postkorbsystem oder eine elektronische Akte machen ECM noch sichtbar. Der Anwender will keine Informationen suchen, sondern sie im Kontext seiner Arbeit direkt angeboten bekommen. ECM stellt so heute und in Zukunft Dienste für andere Anwendungen bereit, um die Information effektiv zu verwalten und nutzbar zu machen. Als Infrastruktur bedient ECM traditionelle Host- und Client-Server-Umgebungen ebenso wie die Backbones von Apps, webbasierte Lösungen und Portale. Ein gutes ECM ist für den Endanwender eigentlich unsichtbar. (www.project-consult.de)


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