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BIT 05-2014

Lothar Leger, B&L Consulting Die Welt hat sich gedreht Themen: Vor 20 Jahren sprach man von elektronischer Archivierung und von Dokumenten-Management. Inzwischen hat sich sehr viel getan und ECM/DMS gehört zum Standard in (fast) jeder Organisation. Seitdem hat sich die Welt gedreht und Anbieter wie Anwender müssen sich vielfältigen Herausforderungen stellen. Die Lösung steht klar im Vordergrund und das Dokument ist nur Mittel zum Zweck. Abgesehen von Megatrends wie etwa Big Data oder Cloud-Computing wirken vor allem nachfolgende Trends auf ECM/DMS ein: • Mit Smart-IT entstehen „mitdenkende“ Lösungen, die hinweisen, erinnern oder vielleicht auch selbstständig „handeln“. • Mobility und Ubiquity haben unser Arbeitsleben verändert. Es wird heute einfach erwartet, dass wir jederzeit und überall verfügbar sind und unmittelbar z. B. via Smartphone reagieren. • Social Business heißt nicht, nur in Facebook gelistet zu sein. Es geht vielmehr darum, Informationen und Wissen mit anderen zu teilen und weg von einer 1:1-Kommunikation hin zu einer n:n- Kommunikation zu kommen. E-Mails verschicken ist out, sich über Social- Business-Tools zu vernetzen ist in. Alle Trends erhöhen die Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz, Compliance und Datenqualität. Als Einsatzfeld hat die Rechnungsbearbeitung mit dem Standard ZUGFeRD einen erheblichen Schub bekommen. Prozesse direkt vom Posteingang über den gesamten Lebenszyklus bis zur Vernichtung zu steuern und bereitzustellen ist ein weiteres Feld. Last but not least gibt es branchenbezogene Themen, wie etwa die elektronische Akte in der Öffentlichen Verwaltung, die sich einer größeren Nachfrage erfreuen. Eine klare Aussage und gleichzeitig ein Appell zum Schluss: Als isolierte Lösungsfelder sind ECM/DMS nicht überlebensfähig. Die Branche muss sich neu erfinden. Sie muss ECM/DMS z. B. durch Ausnutzung des integrativen Aspekts, den ECM/DMS nun einmal haben, beleben und neu ausrichten. Ansonsten werden wir in wenigen Jahren keine nennenswerte ECM/DMSBranche mehr vorfinden. (www.bul-consulting.de) Lothar Leger: „Alle Trends erhöhen die Anforderungen an ITSicherheit, Datenschutz, Compliance und Datenqualität. “ Martin Böhn, BARC Vernetzte Welt Themen: • Die Verbindung von strukturierten Geschäftsprozessen mit Ad-hoc-Prozessen und Collaboration zur Unterstützung verschiedener Formen der Zusammenarbeit (so viel Struktur – und damit Unterstützung – wie möglich, so viel Freiheit wie nötig). • Die Reaktion auf eine mobile, vernetzte Welt: Zum einen die nutzbringende Bereitstellung von Informationen und Funktionen auf mobilen Endgeräten, zum anderen die Übertragung von neuen Bedienkonzepten in die „klassische“ Vorgangsbearbeitung. Perspektiven: Schon heute sind ECM-Systeme nicht isoliert. Das Zusammenspiel mit anderen Systemen ist wichtig, um Informationen zusammenzuführen und den Nutzer in seiner bevorzugten Arbeitswelt zu unterstützen. ECM-Systeme habe eine klare Existenzberechtigung, da sie die erforderliche Logik bereitstellen, die zur Beherr- Martin Böhn: „ECM-Systeme habe eine klare Existenzberechtigung, da sie die erforderliche Logik bereitstellen, die zur Beherrschung der Informationen immer wichtiger wird.“ Robert Duisberg, Insentis Klarer Wandel Themen: ECM muss in der Praxis seinem Anspruch gerecht werden, die technologischen und logischen Barrieren zwischen Daten unterschiedlichster Strukturen, Speicherorte, Plattformen und Verfahren zu überwinden. Eine webbasierte Plattform muss es ermöglichen, über ein einheitliches Repository auf den gesamten Informationshaushalt des Unternehmens zuzugreifen. Perspektiven: Wie bereits angesprochen muss sich ECM neben den bestehenden Plattformtypen wie Host und Client-Server quasi zu einer eigenen webbasierten Plattform weiterentwickeln, die aus Anwendersicht alle Informationen unabhängig von den Datentypen umfasst. (www.insentis.com) Robert Duisberg: „Enterprise-Content Management muss sich neben den bestehenden Plattformtypen wie Host und Client- Server quasi zu einer eigenen webbasierten Plattform weiterentwickeln.“ schung der immer mehr werdenden Informationen immer wichtiger wird. Dieses Fachwissen und die hierzu entwickelte Fachfunktionalität sind nicht leicht kopierbar, weshalb viele Anbieter von großen Software-Paketen für die Abdeckung von ECM-Anforderungen Partnerschaften geschlossen haben anstatt die eigenen ECM-Module weiter zu entwickeln. Ob ECM-Systeme aber eine eigene Oberfläche haben müssen und damit direkt für den Anwender sichtbar sind, hängt vom Einsatzgebiet ab. Wer bereits durch ein Anwendungssystem in seinen Aufgaben unterstützt wird, wird sich eine Integration in bekannte Masken wünschen. Allerdings wird es weiter eine Kundengruppe im Mittelstand geben, die insbesondere für den Aufbau von Informations- und Geschäftsprozessplattformen auf ECMSysteme setzt, da diese keine entsprechenden ERP-, Collaboration- oder Portalsysteme mit solcher Funktionalität nutzen oder weil der Aufbau entsprechender Strukturen innerhalb von ECM-Systemen einfacher und damit ressourcenschonender möglich ist. (www.barc.de) BIT 5–2014 | 23


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