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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse 20 Jahre ECM-Markt Ralf Kaspras, Innodatatech Compliance als Bestandteil Themen: Auf der Wertschöpfungsseite sehe ich vorrangig die Optimierung in der Nutzung vorhandener Informationen, insbesondere durch intelligente und automatisierte Analysemethoden; ferner die systematische Erfassung und Analyse von Nutzungskennzahlen zur automatischen Bewertung von Content. Der aktuelle Stand der Technik zur Massendatenanalyse eröffnet Potenziale, deren Dimensionen sich erst ansatzweise erahnen lassen. Das ist einerseits erfreulich, andererseits müssen aber auch die Risiken berücksichtigt werden. Letzteres läuft der Wertabschöpfung hinterher. Damit ist ein weiteres Thema angedeutet, dem ich als unmittelbare Folge dieser Entwicklung eine starke Gewichtung beimesse, der Fähigkeit von ECM-Betreibern, ihre Einhaltung von Compliance nachweisen zu können. Das bedeutet für die Praxis, dass das Thema Compliance nicht mehr nur als lästiges Randthema mitlaufen kann, sondern bereits bei der Planung von ECM-Lösungen als fester Bestandteil berücksichtigt und in der Nutzung überwacht und nutzungsabhängig weiterentwickelt wird. Für die ECM-Herstellerseite ist die verstärkte Compliance Notwendigkeit sogar ein Potenzial, indem sie ihre Kunden hierin massiv unterstützen. Dazu gehören technische Funktionalitäten, die u. a. eine beweissichere Nachvollziehbarkeit von Prozessen erlauben wie auch verfahrensdokumentationstaugliche Beschreibungen. In diesem Zusammenhang werden belastbare Gütesiegel eine verstärkte Rolle spielen, die Compliance- Eigenschaften gutachterlich zu bewerten. Der VOI Verband Organisationsund Informationssysteme e. V. veröffentlicht hierzu bereits seit 2000 mit den VOI PK-DML Prüfkriterien für Dokumenten Management- und ECM-Lösungen einen Standard, auf dessen Grundlage ein Compliance-Nachweis über alle ECM-Einsatzbereiche überwacht und zertifiziert werden kann. Perspektiven: Die Fragestellung finde ich in dieser Form etwas irreführend. ECM ist ja kein System, sondern eine durch die amerikanische AIIM geschaffene Definition für eine IT-Strategie, die auf einer erforderlichen Abgrenzung zum Begriff des reinen „Dokuments“ und „Dokumenten- Ralf Kaspras: „Die Bedeutung von ECM als eigenständigen Sachverhalt sehe ich als unverändert erforderlich an, genauso wie die Notwendigkeit von eigens dafür entwickelten Systemen.“ Klaus-Dieter Lütt, Unternehmensberatung Lütt Einheitliche ECM-Infrastruktur Themen: Neben der unternehmensweiten Nutzung der Lösungskomponenten von ECM ist es ebenfalls wichtig, auch die immer komplexer werdenden Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören u. a. auch ausreichende Verfahrensdokumentationen. Wichtig ist es aus meiner Sicht, dass sich das Verständnis der Unternehmen noch stärker zum Enterprise-Business-Management (EBM) entwickelt. Die Prozesse im eigenen Unternehmen und auch außerhalb des Unternehmens sind es – neben den Mitarbeitern – die das Unternehmen erfolgreich machen. Diese gilt es durchgängig optimal zu unterstützen bzw. auszurichten, z. B. mit ECM-Lösungskomponenten. Das Motto lautet hier: alle wichtigen und notwendigen Informationen, immer zur richtigen Zeit, an der entsprechenden Stelle im Prozess nutzen zu können. Dies funktioniert nur mit einem ganzheitlichen Ansatz. ECM verstehe ich nicht als eigenes System, auch wenn es dafür eigenständige Systemlösungen gibt, sondern wie der Name schon sagt, als eine unternehmensweite, ganzheitliche Betrachtung Klaus-Dieter Lütt: „Wichtig ist es, dass sich das Verständnis der Unternehmen noch stärker zum EBM entwickelt.“ Managements“ gründet. Ursache war Technologiefortschritt und der hat noch nicht aufgehört. Mit EIM steht schon die nächste begriffliche Fortentwicklung an, unter der Themen wie Social Media, Big Data usw. Berücksichtigung finden. Diese künstlichen Begrifflichkeiten sind sinnvoll, um im zeitlichen und sachlogischen Kontext technologische Zusammenhänge abzugrenzen und damit nachvollziehbare Abschnitte zu schaffen. Das ECM-System im formalen Sinn gibt es also nicht, sondern nur Systeme, die funktional auf die ECM-Strategie aufbauen. Daraus ergibt sich aber per se keine Vergleichbarkeit solcher Systeme, wie es z. B. bei Buchhaltungsprogrammen der Fall ist. Die Bedeutung von ECM als eigenständigen Sachverhalt sehe ich als unverändert erforderlich an, genauso wie die Notwendigkeit von eigens dafür entwickelten Systemen. Das liegt schon darin begründet, dass sich die zu erwartende Lebensdauer von Dokumenten und Content deutlich von der Lebensdauer von z. B. Produktionssystemen unterscheidet. Auf den menschlichen Körper bezogen halte ich die „eigenständige Rolle“ von ECM und deren Weiterentwicklung für vergleichbar mit der unersetzlichen Rolle des Gehirns. (www.innodatatech.de) der Lösungsanforderungen an eine einheitliche ECM-Infrastruktur. Steht eine ECM-Infrastruktur für alle Bereiche und Prozesse eines Unternehmens zur Verfügung, so sollte diese dann auch ganzheitlich zum Einsatz kommen. ECM stellt aber auch „Kultur“-Anforderungen an die Unternehmen. So ist es z. B. notwendig, dass die Infrastruktur von allen Mitarbeitern genutzt wird und alle wichtigen Informationen bzw. Dokumente auch komplett und geordnet integriert werden. Nur so können die internen und externen Compliance-Anforderungen erfüllt werden, die für die Anerkennung eines ECM notwendig sind. (www.luett.com) 22 | BIT 5–2014


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