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BIT 05-2014

Geschäftsprozesse Office-Systeme 14 | BIT 5–2014 HP: Print- und Dokumenten-Management sollte zum Standard gehören Das moderne Office IT-Entscheider stehen immer wieder vor der Aufgabe, das Büro in ein „modernes Office“ umzuwandeln. Essenzieller Bestandteil dieses Prozesses ist es, Dokumenten-Management und Managed-Print-Services zu implementieren. Jan Neumann von HP weiß, dass sich allein durch MPS bis zu 40 Prozent der direkten und indirekten Druckkosten einsparen lassen. muss aber in erster Linie auch zur Digitalisierungsstrategie passen. Ebenfalls sollten sich IT-Entscheider vorab abstimmen und Fachbereiche einbeziehen. Denn die Geschäftsbereiche befürchten häufig, dass die neuen Prozesse nicht nach ihren Anforderungen umgesetzt werden und die IT-Verantwortlichen kritisieren die fehlende Unterstützung auf Management-Ebene. Tiefgreifender Wandel Sind die Grundvoraussetzungen vorhanden und erste Schritte hin zum modernen Büro getan, sollten Abteilungen klären, welche Produkte und welcher Service für ihre Ansprüche die richtige Wahl sind. Auch das Bestimmen aller Abhängigkeiten innerhalb des Prozesses hilft bei der Schnittstellenindentifikation und -definition. Sich hier einen IT-Partner ins Haus zu holen, ist bei tiefgreifendem Wandel im Unternehmen häufig sinnvoll oder sogar notwendig. „Natürlich unterstützt HP mit seinem Service direkt den Projektverantwortlichen im Unternehmen – egal ob bereits beim Start des Projektes über unsere Berater oder langfristig durch den Support. Zeitgleich möchten wir unseren Kunden hier bestmöglich die neueste Hardware zur Verfügung stellen“, betont Jan Neumann, Sales Manager Printing für Enterprise & Channel bei HP Deutschland. Weltweit bietet HP eine Tintenstrahldrucker Serie an, die sowohl über die Möglichkeit verfügt, Dokumente zu digitalisieren, als auch MPS zu nutzen. Der HP Officejet Enterprise Color MFP X585 und der HP Officejet Enterprise Color X555 sind mit den - selben Enterprise-Funktionalitäten inklusive der Benutzeroberfläche ausgerüstet, die auch die zwölf Millionen HP Laserjet-Drucker derzeit in Unternehmen bieten. Zudem unterstützen sie die neueste HP Laserjet-Future-Smart-Firmware sowie die Open-Extensibility-Platform (OXP). So können Nutzer auch bei der HP-Officejet-Enterprise-Serie auf Unternehmens-Software und -lösungen wie HP-Access-Control einfach per Tastenbefehl zugreifen und damit effektives Print-Management betreiben. „Die Umstellung auf MPS und Dokumenten-Management sehen wir deshalb als wichtigsten Trend in diesem Bereich“, erklärt Jan Neumann. Nach Angaben von IDC betreiben bereits 37 Prozent der in einer Studie befragten Unternehmen in Deutschland ihr Druck-Management mittels MPS. (www.hp.com) Darüber hinaus hilft Dokumenten- Management vor allem bei der Verwaltung von klassischen Workflows. Beides zusammen führt so im Unternehmen zu einer Verbesserung der Betriebsabläufe und senkt die Kosten. Doch worauf müssen Unternehmen im Vorfeld der Umstellung achten? Im Bereich des Dokumenten-Managements müssen Datenschutzbedingungen äußerst ernst genommen werden. Einen guten Rahmen geben bereits die Compliance-Richtlinien des jeweiligen Unternehmens, denn hier kann geprüft werden, welche parpierbasierten Prozesse überhaupt digitalisiert werden können. Auch eine ausfallsichere und skalierbare Infrastruktur ist beim Aufsetzen des Prozesses essenziell. Diese Jan Neumann, Sales Manager Printing für Enterprise & Channel bei HP Deutschland: „Wer auf dem aktuellen Stand sein möchte, Geld und Ressourcen einsparen will und den Anspruch an effizientes Arbeiten hat, kommt letztendlich um diese Prozesse nicht herum.“ Laut IDC betreiben bereits 37 Prozent der in einer Studie befragten Unternehmen in Deutschland ihr Druck-Management mittels MPS.


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