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BIT 05-2014

BIT 5–2014 | 107 Abrechnungen), Vertrieb/CRM (z. B. Angebote, Kundenkonto- Informationen) zeigen, wo die Probleme der angesprochenen Dienste gesehen werden: Zum einen bieten sie als geschlossene Systeme mit hohen Einstiegshürden für den Versender keine ausreichend große Empfängerbasis; die Nutzung lohnt sich für viele Unternehmen nicht. Zum anderen bieten sie als rein nationale Systeme keine Lösung für die grenzüberschreitende Nutzung. Man muss vor diesem Hintergrund bezweifeln, dass mit De-Mail oder E-Postbrief mittelfristig die Anforderungen der anvisierten Nutzer getroffen werden. Es stellt sich deswegen die Frage ob es Alternativen gibt, die die genannten Einstiegshürden und Beschränkungen nicht aufweisen. Hilfreich ist dabei der Blick ins europäische Ausland, wo sich mittlerweile sowohl gut funktionierende geschlossene Systeme (Dänemark) als auch offene Systeme (Schweiz) etabliert haben, die teilweise durchaus im deutschen Markt anwendbar wären. Secure-Mail kennt in der Regel keine Ländergrenzen. Insbesondere der offene Standard der Schweiz (Swiss Post) scheint sich hier als sofort verfügbare und sehr einfach zu nutzende Option gerade für international agierende und kommunizierende Unternehmen anzubieten. Vortrag: 09. Oktober, 15 Uhr, Output-Management Forum, DMS Expo. Dr. Frank Wermeyer ist seit 2013 als Berater und Interims- Manager tätig und unterstützt derzeit die Swiss Post AG bei der Einführung und Positionierung des in der Schweiz etablierten IncaMail-Dienstes: „Man muss bezweifeln, dass mit De-Mail oder E-Postbrief mittelfristig die Anforderungen der anvisierten Nutzer getroffen werden. Es stellt sich deswegen die Frage ob es Alternativen gibt, die die genannten Einstiegshürden und Beschränkungen nicht aufweisen.“ rechtliche Grundlagen. Hier wurde der Gesetzgeber aktiv und definierte mit dem De- Mail-Gesetz einen Dienst, der insbesondere die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an ein Briefsubstitut ab - decken sollte. Rund drei Jahre nach Verabschiedung des De- Mail-Gesetzes und zwei Jahre nach der Markteinführung des De-Mail-Dienstes (die Deutsche Post hat bereits vor vier Jahren einen ähnlichen Dienst eingeführt) ist die Euphorie, mit der dieser Bereich der Digitalisierung erwartet wurde, einer deutlichen Ernüchterung gewichen. Kein Anbieter kann bislang Kunden- und Nutzungszahlen aufweisen, die De-Mail als deutlichen Erfolg aus - weisen würden. Gespräche mit Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und Verantwortlichen verschiedener Bereiche wie HR (Versand von Lohnund Gehaltsmitteilungen), Finance (z. B. Rechnungen, „Kein Anbieter kann bislang Kunden- und Nutzungszahlen aufweisen, die De-Mail als deutlichen Erfolg ausweisen würden.“ Echte Anwendungsfelder bei De-Mail Die De-Mail als Prozessbeschleuniger Nils Kiehne von FP Mentana-Claimsoft spricht auf der DMS Expo über die enormen Potenziale von De-Mail. Dies stellt er beispielhaft an einem Pilot - projekt zur elektronischen Bildübermittlung per De-Mail vor. Wie lassen sich Arbeitsabläufe in Wirtschaft und Verwaltung vom analogen ins digitale Zeitalter bringen? Ein Pilotprojekt zur elektronischen Bildübermittlung per De-Mail, das die Städte Köln und Göttingen in Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Informationstechnik (BSI) derzeit durchführen, zeigt eindrucksvoll, wie leicht sich viele Prozesse mit der De-Mail beschleunigen und vereinfachen lassen. Wer einen neuen Personalausweis braucht, geht normalerweise folgendermaßen vor: Beim Fotografen lässt er biometrische Passbilder machen. Der Fotograf entwickelt sie, der Bürger trägt sie ins Bürgeramt – und der Sachbearbeiter scannt die Bilder wieder ein und fügt sie in den Personalausweis ein. Diesen Vorgang kürzt das BSI-Pilotprojekt nun deutlich ab: Bürger, die einen neuen Personalausweis benötigen, können ihre biometrischen Passbilder bei teilnehmenden Fotostudios anfertigen lassen. Der Fotograf übermittelt die Fotos nach dem Shooting elektronisch per De-Mail an das zuständige Bürgeramt. Der Bürger selbst erhält eine ID-Nummer, mit der er dort vorstellig werden kann. Wenn er bei der Ausweisbehörde ankommt, liegen die Bilder dem zuständigen Sachbearbeiter bereits vor – digital, in bester Qualität und im passenden Fachverfahren. So geht die Erstellung des Personalausweises deutlich schneller, einfacher und ohne lästige Medienbrüche vonstatten. Vergleichbare Anwendungsszenarien finden sich in vielen Bereichen von Verwaltung und Wirtschaft. So ließen sich z. B. Gehaltsbenachrichtigungen an Beschäftigte per De-Mail versenden oder viele Prozesse rund ums Thema Meldepflichten ins digitale Zeitalter heben. Bei der De-Mail handelt es sich um eine verbindliche, vertrauliche und nachweisbare Form der digitalen Kommunikation. Vortrag: 10. Oktober, 12 Uhr, Output-Management Forum, DMS Expo. Nils Kiehne, Vertriebsleiter bei Mentana- Claimsoft: „Eine De-Mail erreicht ihren Empfänger schneller als ein Brief, kostet dabei weniger Porto und ist gleichzeitig deutlich sicherer als eine normale E-Mail.“


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