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BIT 05-2014

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management-Forum ungeklärte Zuständigkeiten verursachen gestörte Prozesse. Tatsächlich sorgt MPS dann für eine höhere Effizienz in Unternehmen, weil jede einzelne MPS-Lösung an die jeweils individuellen 106 | BIT 5–2014 Abläufe angepasst ist. Dazu ist allerdings eine professionelle Umsetzung mit kontinuierlichen Verbesserungen notwendig, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Um mit MPS zu optimieren oder den Betrieb und die Sicherheit zu verbessern, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die der MPS-Leitfaden des Bitkom-Arbeitskreises Printing Solutions Services leicht verständlich erklärt. Gut zu wissen: Nicht immer ist für die Implementierung von MPS neue Hardware nötig – auch eine Standort - optimierung der Geräte kann bereits bessere Ergebnisse bringen. Vortrag: 09. Oktober, 12 Uhr, Output-Management Forum, DMS Expo. Output-Management vs. E-Invoicing Kosteneinsparung – was bringt mehr? Hans-Peter Vogel von Neopost vergleicht in seinem Vortrag Output-Management und E-Invoicing und zeigt die Möglichkeiten und Grenzen der Lösungen auf. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei der Kosteneinsparung. Der steigende Kostendruck veranlasst immer mehr Unternehmen Einsparpotenziale auszuschöpfen: so auch beim Verarbeiten ausgehender Transak - tionsdokumente wie Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen usw. Dabei sind Software- Lösungen für Output-Management und E-Invoicing willkommene Helfer. Aber womit lässt sich besser sparen? Ab etwa 500 Sendungen pro Tag sind per Output-Management Einsparungen von 20 bis 25 Prozent realistisch: wenn das System nicht nur Print-Dokumente verarbeiten, sondern auch EMails selbstständig erzeugen und versenden kann. Durch Umstellen von papierbasierter auf digitale Post entfallen die kompletten Material-, Druckund Porto kosten, und der Bearbeitungsaufwand sinkt. Wer am klassischen Brief festhält, profitiert von Optimierungen bei Druck und Versandvorbereitung. Dazu zählt u. a. die druckprozessintegrierte Briefsortierung nach Umschlagformat, Portoklasse und Empfänger. Außerdem die Dokumentanreicherung mit Steuer-Codes für Falz-, Kuvertier- und Frankiergeräte. Das macht Abläufe schneller und sicherer. Hinzu kommen portooptimierter Versand und Kuvert- wie Portoeinsparung durch Vermeidung von Mehrfachsendungen an denselben Adressaten. Ähnlich gut lässt sich mit einem Web-Service für E-Invoicing sparen, wenn man auf E-Mails setzt. Bei Hybrid- Mails liegt das Sparpotenzial um die 10 Prozent, Outsourcing- Kosten eingerechnet. Die Dokumente werden via Webportal an spezialisierte Dienstleister übermittelt, die sich um Produktion und Zustellung kümmern. Wie bei E-Mails sparen Unternehmen so Bearbeitungsaufwand. Zugleich profitieren sie von niedrigeren Druck-, Materialund Portokosten. Denn die Hans-Peter Vogel, Leiter System Engineering bei Neopost Deutschland: „Wer Einsparpotenziale mittelbis langfristig ausschöpfen will – durch Senden und Empfangen strukturierter Digitalformate –, braucht E-Invoicing.” Dienstleister nutzen effizientere Maschinen und kaufen Verbrauchsmaterial in großen Mengen günstig ein. Außerdem bündeln sie die Postvolumen ihrer Kunden und erzielen dadurch meist bessere Versandkonditionen. Wer mit E-Invoicing auf strukturierte Digitalformate umsteigt (EDI, XML usw.), kann seine Kosten sogar fast halbieren. Dabei gilt: Je mehr Sendungen, desto größer die Ersparnis – dank transaktionsbasierter Abrechnung mit Mengenstaffel. Das ist für Postversender am lohnendsten. Zugleich eröffnen sich weitere Sparoptionen: vom digitalen Rechnungsempfang bis zur vollautomatisierten ERP-Verbuchung. Damit sinken die Prozesskosten um bis zu 80 Prozent. Perspektiven, die ein Output-Management-System nicht bieten kann. Vortrag: 08. Oktober, 12 Uhr, Output-Management Forum, DMS Expo. Secure-Mail in Deutschland Neue Optionen für die Alternative zum Brief? Der Berater und Interims-Manager Dr. Frank Wermeyer bezweifelt, dass mit De-Mail oder E-Postbrief mittelfristig die Anforderungen der anvisierten Nutzer getroffen werden. Ein Blick ins europäische Ausland ist seines Erachtens ratsam. Das Thema Secure-Mail als Alternative oder Ergänzung zum Brief wird in Deutschland seit langem diskutiert. In der Vergangenheit blieb allerdings den vorhandenen Verfahren und Technologien aus verschiedenen Gründen der Durchbruch verwehrt: Fehlende verbindliche Standards, hohe Anwendungskomplexität, insbesondere aber fehlende


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