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BIT 05-2014

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management-Forum 104 | BIT 4–2014 Herausforderung Kundenkommunikation Optimierter Prozess Hendrik Vogel, Mitglied des Bitkom-Vorstands des ECM-Bereichs, erläutert in seinem Vortrag, wie ein effektives Dokumenten-Management einzelne Komponenten vorhandener IT-Architekturen zu einem optimierten Schriftgutprozess verbinden kann. In allen Arten von Unternehmen und Behörden entsteht täglich eine Vielzahl von Schriftstücken, E-Mails, Briefen und sonstigen Dokumenten, die oftmals kritische Geschäftsabläufe begleiten und essenziell für die Kommunikation mit den eigenen Kunden sind. Dabei bilden Ansprüche an die juristische Sicherheit, Verbindlichkeit, sichere Archivierung und Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge – sprich die Compliance – zentrale Vorgaben im Schriftverkehr. Dies beginnt bereits bei der Erstellung jeglicher Schriftstücke, Serienbriefe und einzelner Dokumente. Ob es sich dabei um Unternehmens, Kontakt- oder Angebotsdaten handelt, die Art, Herkunft und Zusammensetzung von Informationen, die in diesen Dokumenten angezeigt, verwendet und weiter verarbeitet werden, ist vielschichtig. Folglich können Dokumente im Rahmen der Kundenkommunikation zum kritischen Faktor werden, da sie im Fall von fehlerhaften Informationen oder einer unkoordinierten Ablage bzw. bei Nichteinhaltung des Corporate Design unmittelbaren Einfluss auf die geschäftlichen Vorgänge eines Unternehmens haben. Ein effektives Dokumenten Management macht diesen Fehlerquellen den Garaus und kann einzelne Komponenten vorhandener IT-Architekturen zu einem optimierten Schriftgutprozess verbinden. Ein solches System unterstützt sowohl die Dokumentenerstellung mit einer automatisierten Datenbeschaffung aus Vorsystemen als auch die automatische Datenweitergabe zur übersichtlichen und rechtssicheren Ablage bzw. Archivierung mitsamt einer für jeden Geschäfts - vorfall spezifischen Verlinkung in Adresssystemen, Bestell-, Steuerungs, Planungs- und Rechnungsprogrammen oder den Ordnerstrukturen von Abteilungen oder Mitarbeitern. Die Anbindung externer Systeme und die Integration in Workflows sind einfach. Nicht die verwendeten Systeme, sondern das Dokument selbst ist somit der Mittelpunkt des Kundenkommunikationsprozesses. Vortrag: 08. Oktober, 14 Uhr, Output-Management Forum, DMS Expo. Hendrik Vogel, Mitglied des Bitkom- Vorstands des ECMBereichs und stellvertretender Vorsitzender des Bitkom Arbeitskreises Output Solutions: „Dokumente können im Rahmen der Kundenkommunikation zum kritischen Faktor werden.“ Kundenkommunikation von Morgen Ganz individuell Klaus Ganter, Geschäftsführer von Kühn & Weyh geht der Frage nach, welchen Beitrag das Output- Management für die Unternehmen leisten kann, sowohl digitale als auch physische Dokumente intelligent zu verarbeiten. Die Vorteile digitaler Dokumente in der Kundenkommunikation liegen auf der Hand und dass ihnen die Zukunft gehört, ist unbestritten. Die gelebte Praxis aber ist noch von physischen Dokumenten geprägt – die Ära Papier ist längst noch nicht zu Ende. Welchen Beitrag kann das Output-Management (OM) für die Unternehmen leisten, um diese höchst ambivalente Situation zu meistern? Bei den physischen Dokumenten liefert OM handfeste Gründe, die sich „rechnen“: Zentrale Porto- und Versandoptimierung, Whitespace- Management, flexibles Outsourcing auf Druckdienstleister helfen massiv dabei, Kosten zu sparen. Mit Farbdruck, dynamischen Grafiken, Corporate Design etc. lässt sich die Qualität des Schriftguts bei der Dokumenterstellung verbessern – und da mit die Wirkung beim Kunden. Doch in den digitalen Dokumenten steckt noch viel mehr Potenzial. Eine neue, selbstbewusste, mobile und bestens vernetzte Klientel möchte auf den unterschiedlichen physischen und digitalen Kanälen individuell angesprochen werden. Nur ein leistungsfähiges OMS ist heute in der Lage, so intelligent zu kommunizieren: inhaltlich rechtssicher und individuell maßgeschneidert, medienbruchfrei, barrierefrei mit sicherer Zustellung (z. B. via De-Mail oder E-Postbrief). OM hilft, die Unternehmensprozesse zu optimieren, Kosten zu sparen und die Usability in der interaktiven Dokumenterstellung zu erhöhen. Und wenn es darum geht, zukunftsweisende Lösungen für ein umfassendes Kundenbeziehungs-Management bzw. Enterprise-Content Management zu entwerfen, dann steht das OMS naturgemäß im Zentrum, wo Informationsund Dokumentenprozesse zusammenlaufen. Über ein aus - geprägtes Schnittstellenkonzept verarbeitet es Daten aus umliegenden Systemen und in formiert seinerseits übergeordnete Systeme über den aktuellen Dokumentstatus. Vortrag: 08. Oktober, 15 Uhr, Output-Management Forum, DMS Expo. Klaus Ganter, Geschäftsführer, Kühn & Weyh Software GmbH: „Eine neue, selbstbewusste, mobile und bestens vernetzte Klientel möchte auf den unterschiedlichen physischen und digitalen Kanälen individuell angesprochen werden.“


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