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Freitag 01.06.2018
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ibml: Fit für Industrie 4.0

End-to-End-Automatisierung für die Erfassung der Eingangspost

Der US-amerikanische Hersteller ibml ist für seine Scanstraßen bekannt, die in höchster Geschwindigkeit Dokumente digitalisieren. Doch das ist laut Steffen Unmuth, Sales Director EMEA bei ibml ein Blick in die Vergangenheit. Die heutigen Herausforderungen der Scanner liegen vielmehr darin, Daten aus Dokumenten zu extrahieren, zu validieren und an die nachfolgenden Systeme zu übergeben. Mit dieser End-to-End-Automatisierung macht ibml seine Kunden fit für Industrie 4.0.

Steffen Unmuth, Sales Director bei ibml
Frage: ibml hat eine neue Strategie angekündigt und möchte seine Kunden in Zukunft bei deren Automatisierungs- und Industrie-4.0-Strategien unterstützen. Wie hat sich ibml neu aufgestellt?

Steffen Unmuth: Egal ob elektronische Post oder Papierpost und gleichgültig wie diese Eingangspost verarbeitet werden muss: Alle Prozesse laufen bei uns auf einer Plattform. Das ist der große Vorteil für unsere Kunden: Es ist eine Plattform und eine Lösung aus einem Haus mit einem Ansprechpartner. Sie müssen nicht verschiedene Software-Bausteine zu einem System zusammenbasteln. Releasewechsel, Schnittstellen, Kompatibilität sind in Zukunft keine Probleme mehr. Das gesamte Erfassungssystem kommt aus einer Hand und bietet damit den Kunden einen enormen Mehrwert, weil sie nur eine Plattform managen müssen.

Wir sind überzeugt, das ibml dem Mittelstand, der Industrie, den Banken, den Versicherungen Industrie 4.0 ermöglicht. Denn solange in den Scanprozessen noch Menschen sitzen und Post manuell bearbeiten oder Daten in die Systeme tippen, hinken sie bei der Digitalisierung hinterher.

„Neben der Digitalisierung von Dokumenten, beschleunigen die Scanner der ImageTrac 6000 Serie den kompletten Erfassungsprozess, von der Scanvorbereitung bis zur Nachbearbeitung“, erläutert Steffen Unmuth, Sales Director bei ibml. „Daten werden während des Scannens extrahiert, geprüft, abgeglichen. Die Folgesysteme können somit alle Daten unmittelbar weiter verarbeiten.“ Die klassischen Nutzer sind Scandienstleister oder Rechenzentren aus dem Mittelstand, die Banken, Versicherungen, Behörden, Ministerien oder Produktionsunternehmen zuarbeiten.
Frage: Sie sagen, dass ibml die gesamte Nachbearbeitung der Dokumente aus dem Scanprozess herausnimmt und in Zukunft alle Prozesse innerhalb der Plattform abbildet?

Steffen Unmuth: Das gilt für die papierbasierten Prozessen. Unsere Erfassungsplattform erkennt und extrahiert alle Daten bereits während des Scannens – und erspart so tatsächlich alle nachgelagerten Prozesse. Das heißt die Erfassungsplattform übergibt die Daten direkt an die nachfolgenden Line-of-Business-Systeme.

Wenn die Daten schon während des Scannens erkannt werden, hat das mehrere klare Vorteile. Die Software klassifiziert die Dokumente anhand verschiedener Merkmale wie Barcode, Aufbau des Dokuments, Dokumentenfelder. Wenn die Systeme wissen, welche Art Dokument sie bearbeiten, können sie die Daten aus diesem spezifischen Dokumententyp extrahieren. Anschließend prüfen die Systeme anhand von Mustern, Vorgaben, Datenbank-Lookups, ob diese Werte und Datensätze korrekt sind.

Frage: Das heißt die Erfassungsplattform kommuniziert direkt mit den Datenbanken der nachfolgenden Anwendungen?

Steffen Unmuth: Ja, natürlich! Das System hat einen Namen erkannt. Jetzt überprüft die künstliche Intelligenz, die in den Scanner embedded ist, ob es diesen Namen in der Datenbank gibt. Die Software hat eine Kundennummer erkannt – die Systeme verifizieren, ob die zu diesem Kunden passt. Auf diese Weise prüfen die Systeme beispielsweise Rechnungen oder Bestellungen. Entscheidend ist – alles das macht ibml nicht nachgelagert, sondern während des Scannens.

Frage: Was bedeutet, während des Scannens‘? Wenn ich es richtig verstehe, laufen sämtliche Erfassungsprozesse innerhalb der Scanner.

Steffen Unmuth: Ja, richtig. Alles passiert im ‚Scanner‘ während des Scanvorgangs. Das ist ja eine neue Qualität unserer Lösung: Heute machen handelsübliche Scanner Bilder. Sie produzieren digitale Fotos als Kopien der Vorlage. Diese Bilder werden anschließend an eine Scanstation geschickt, die alle anderen Schritte im Erkennungsprozess abarbeitet. Das ist das, was bei den Anwendern läuft.

Bei uns laufen alle diese Erfassungsprozesse bereits während des Scannens. ibml-Anwender brauchen in Zukunft die nachgelagerte Scanstation gar nicht mehr. Alles geschieht innerhalb des ‚Scanners‘.

In dem Moment, in dem das Papier aus dem Scanner kommt sind sämtliche Felder erkannt, ausgelesen und geprüft. Unsere Kunden sparen viel Zeit und haben keine Anschaffungskosten für nachgelagerte Softwarelösungen. Wir nennen es „Inline Intelligence“.

Frage: Sie versprechen auch das Ende der klickbasierten Abrechnung und Investitionsschutz.

Steffen Unmuth: Ja, überlegen Sie – die nachgelagerten Softwarelösungen haben heute meistens ein Bezahlmodell, das klickbasiert ist: die Anzahl der Dokumente, die Anzahl der Felder die erkannt werden, alles das wird vom Anbieter abgerechnet. Bei ibml sind alle Kosten inklusive. Egal ob der Kunde nur ein Dokument pro Tag erkennt oder eine Million Dokumente – der Preis bleibt gleich. Das ist die Investitionssicherheit die wir versprechen.

Frage: Aber Sie sagen auch, dass die „Inline Intelligence“ Verbesserungen innerhalb der Erfassungsprozesse bringt?

Steffen Unmuth: Unsere Systeme prüfen während des Scannens, ob die Dokumente vollständig sind. Ob etwa eine Unterschrift auf einem Vertrag ist. Wenn die Unterschrift fehlt, ist es ein ungültiger Vorgang, der in Ausgabefächer sortiert wird. Ob Pflichtfelder ausgefüllt sind, Checkboxen angekreuzt, Schriftstücke gestempelt sind – all das prüfen unsere Lösungen. Dann sortieren sie die unvollständigen Dokumente aus.

Das ist eine klare Verbesserung. Heute kommen alle Dokumente auf einem großen Stapel aus dem Scanner. Die nachgelagerte Software stellt fest, dass eine Unterschrift fehlt – und die Mitarbeiter müssen genau dieses Dokument in dem großen Stapel suchen. Das kostet viel Zeit und Geld.

Frage: Papierscannen ist nur ein Aspekt Ihrer Erfassungsplattform. Das große Zukunftsthema ist das Erfassen der digitalen Post.

Steffen Unmuth: Das ist richtig. Die große Herausforderung unserer Kunden ist die elektronische Eingangspost. E-Mails, Apps, Datensätze, elektronische Dokumente in allen möglichen Dateiformaten, Formulare aus Webseiten – all das muss in den Capture-Prozess eingesteuert werden. Wir haben die Plattform für diese Formate geöffnet. Alle elektronischen Dokumente durchlaufen den gleichen Prozess. Alle Dokumente werden auf einer zentralen Datenbank gesammelt. Sie werden validiert, ausgebessert und geprüft. Von hier aus übergeben wir sie an jedes denkbare Line-of-Business-System dieser Welt. Gleichgültig ob das ein Finanzsystem ist, ein Archivsystem, ein ERP-System. Wir haben offene Konnektoren, um Systeme zu füllen. Unsere Kunden können mit der vollständigen Digitalisierung ihrer Frontends beginnen.

Kontakt:
IBML GmbH
Line-Eid-Str. 3
78467 Konstanz

Telefon: +49 7531 36171 0
Fax: +49 7531 36171 23
E-Mail: germanysales@ibml.com
Internet: www.ibml.com

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